Quy trình thu – chi tối thiểu cho doanh nghiệp nhỏ

Một quy trình tối thiểu cần giữ được điều gì?

Mục tiêu không phải là tạo thêm giấy tờ. Mục tiêu là khi nhìn lại một khoản tiền, doanh nghiệp có thể lần được bốn thứ:

• Vì sao khoản tiền phát sinh?
• Ai chịu trách nhiệm?
• Tiền thực tế đi đâu hoặc về đâu?
• Số liệu đã được ghi nhận và đối chiếu chưa?

Luật Kế toán hiện hành yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải có chứng từ kế toán; chứng từ cần được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác. Với chứng từ kế toán chi tiền, pháp luật còn yêu cầu có người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.

Điều này không có nghĩa một giao dịch chỉ được phép có đúng một tờ giấy. Một khoản mua hàng có thể đi cùng đề nghị mua, đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn và bằng chứng thanh toán. Điều cần tránh là ghi trùng cùng một nghiệp vụ hoặc để tiền đã đi nhưng không còn hồ sơ đủ để giải thích nó.

1. Một khoản thu nên đi qua 5 điểm

Ví dụ, khách hàng chuyển 30 triệu để thanh toán một phần công nợ 80 triệu. Người nhận thông tin không nên chỉ báo trong nhóm chat: “Khách A đã chuyển 30 triệu”.

Doanh nghiệp cần xác định khoản tiền đó thuộc khách hàng nào, thanh toán cho khoản nào; kiểm tiền thực tế đã vào tài khoản; lưu bằng chứng phù hợp; sau đó giảm đúng khoản phải thu của khách. Khi đối chiếu lại, công nợ còn 50 triệu và số tiền ngân hàng tăng 30 triệu phải giải thích được bằng cùng giao dịch đó.

Nếu thu tiền mặt, việc kiểm soát cần chặt hơn vì tiền có thể được nhận nhưng chưa đi qua tài khoản ngân hàng. Các mẫu hướng dẫn hiện hành có Phiếu thu dùng để xác nhận tiền thực tế nhập quỹ và làm căn cứ cho thủ quỹ, sổ quỹ và kế toán.

Điểm quan trọng không phải là in được một Phiếu thu đẹp. Quan trọng là tiền đã giao cho ai, ai xác nhận đã nhận đủ, chứng từ nào đi kèm và cuối cùng số tiền trong quỹ có khớp với số đang theo dõi hay không.

2. Một khoản chi nên đi qua 5 điểm

Bước 1 — Có người đề nghị và nói rõ vì sao cần chi

Trước khi chuyển tiền, tối thiểu phải biết:

ai đề nghị — chi việc gì — bao nhiêu — trả cho ai — cần thanh toán khi nào.

Một tin nhắn “chị chuyển giúp em 12 triệu cho bên này” có thể đủ để bắt đầu trao đổi, nhưng không nên là toàn bộ dấu vết của khoản chi.

Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm, biểu mẫu điện tử, email hoặc giấy. Hình thức nào cũng được, miễn sau này truy lại được người đề nghị và nội dung đã được đề nghị.

Bước 2 — Kiểm tra căn cứ của khoản chi

Không phải khoản nào cũng cần cùng một bộ hồ sơ.

Mua hàng có thể cần đơn đặt hàng, giao nhận và hóa đơn. Thuê dịch vụ có thể cần hợp đồng hoặc thỏa thuận, kết quả công việc và chứng từ liên quan. Hoàn tiền cho nhân viên đi công tác lại có bộ hồ sơ khác.

Người kiểm tra không nên chỉ hỏi “có hóa đơn chưa?” mà cần hỏi rộng hơn:

Doanh nghiệp thực sự đã mua hàng hóa hoặc nhận dịch vụ gì? Số tiền có đúng không? Trả cho đúng người không? Có khả năng khoản này đã được thanh toán trước đó chưa? Hồ sơ hiện có đủ để hiểu giao dịch chưa?

Việc kiểm điều kiện thuế chuyên sâu của từng loại chi phí là một lớp khác. Ở bước này, điều quan trọng là không thanh toán khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ mình đang trả tiền cho việc gì.

Bước 3 — Người có thẩm quyền duyệt

Người duyệt cần nhìn được ít nhất nội dung chi, số tiền, người nhận và căn cứ chính trước khi đồng ý.

Ở quy trình cơ bản, doanh nghiệp cần xác định rõ ai có quyền duyệt khoản chi và giao dịch phải dừng ở đâu để chờ phê duyệt. Việc quy định 5 triệu ai duyệt, 50 triệu ai duyệt, khoản nào cần hai cấp thuộc phần hạn mức và ma trận phê duyệt, không cần triển khai chi tiết tại đây.

Bước 4 — Thanh toán và giữ bằng chứng tiền đã đi

Sau khi được duyệt, khoản tiền mới chuyển sang bước thực hiện.

Nếu chuyển khoản, cần xác định đúng người thụ hưởng, số tài khoản và nội dung thanh toán. Nếu chi tiền mặt, cần có chứng từ chi và xác nhận người nhận tiền phù hợp.

Thông tư 99/2025/TT-BTC có mẫu Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán và Bảng kê chi tiền để doanh nghiệp tham khảo khi tổ chức chứng từ. Các mẫu này cũng cho thấy một khoản chi thường cần nối được người đề nghị, người kiểm tra/duyệt, người thực hiện và chứng từ gốc chứ không dừng ở việc tiền đã được chuyển.

Bước 5 — Ghi nhận, lưu hồ sơ và đối chiếu

Sau khi thanh toán, giao dịch chưa nên được xem là “xong” nếu kế toán vẫn chưa biết đưa nó vào đâu hoặc hồ sơ còn nằm rải rác ở nhiều người.

Một khoản chi chỉ nên được xem là hoàn tất về mặt vận hành khi đề nghị/căn cứ, phê duyệt, bằng chứng thanh toán, hồ sơ giao dịch và số liệu kế toán nối được với nhau.

Nếu là tạm ứng, còn phải theo dõi người nhận đã sử dụng bao nhiêu, còn dư bao nhiêu và khi nào hoàn thiện hồ sơ. Nếu là công nợ nhà cung cấp, phải kiểm khoản phải trả đã được giảm đúng chưa.

3. Doanh nghiệp ít người thì tách việc thế nào?

Một công ty 5 người khó có thể bố trí riêng người đề nghị, người kiểm tra, người duyệt, thủ quỹ và kế toán cho mọi giao dịch.

Không cần cố tạo một bộ máy lớn chỉ để đạt hình thức “mỗi người một bước”.

Thay vào đó, hãy tránh trường hợp một người có toàn quyền với cả giao dịch mà không ai nhìn lại.

Đây là cách tổ chức kiểm soát thực tế, không phải một quy định cứng rằng doanh nghiệp bắt buộc phải có đủ từng chức danh trong bảng.

4. Bộ hồ sơ tối thiểu nên nhìn theo “câu chuyện giao dịch”

Một lỗi phổ biến là nghĩ rằng:

Có hóa đơn = hồ sơ đã đủ.

Hóa đơn rất quan trọng khi giao dịch thuộc trường hợp phải có hóa đơn, nhưng nó không tự trả lời toàn bộ câu chuyện.

Với khoản thu, hồ sơ nên giúp hiểu được vì sao doanh nghiệp nhận khoản tiền đó, ai đã trả hoặc nộp, tiền đã vào đâu và giao dịch hoặc khoản theo dõi liên quan đã được ghi nhận thế nào. Nếu là thu công nợ, cần kiểm khoản phải thu đã được giảm đúng chưa.

Với khoản chi, hồ sơ nên giúp hiểu được doanh nghiệp đã mua hàng hóa hoặc nhận dịch vụ gì, ai đề nghị, ai đồng ý, hàng hóa/dịch vụ đã được nhận ra sao, tiền đã trả cho ai và khoản đó đã được ghi nhận thế nào.

Một bộ hồ sơ tốt không nhất thiết dày. Nó chỉ cần đủ để một người không tham gia giao dịch vẫn đọc lại và hiểu được chuyện gì đã xảy ra.

5. Đừng nhầm sao kê ngân hàng với hồ sơ giao dịch

Sao kê chứng minh rằng tiền đã di chuyển.

Nhưng một dòng:

“12.000.000 – Nguyen Van A”

chưa cho người xem biết đây là mua hàng, hoàn ứng, trả công, đặt cọc hay chủ doanh nghiệp rút tiền.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp dùng ngân hàng làm nguồn chính để kiểm tra thu – chi, mỗi giao dịch vẫn nên có một mã, nội dung hoặc hồ sơ để nối dòng tiền với nguyên nhân phát sinh.

Điều này đặc biệt hữu ích khi vài tháng sau kế toán cần rà soát lại một khoản, khi đổi nhân sự hoặc khi chủ doanh nghiệp muốn biết tiền đã đi đâu mà không phải dựa vào trí nhớ của người chuyển tiền.

6. Nên đối chiếu vào lúc nào?

Không có một nhịp nội bộ giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ, có thể thiết kế đủ nhẹ để duy trì được.

Khi phát sinh giao dịch, kiểm người nộp/người nhận, số tiền, căn cứ và trạng thái thanh toán.

Nếu có tiền mặt, doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu quỹ thực tế với chứng từ và sổ theo dõi, nhất là khi thu, chi tiền mặt nhiều.

Cuối kỳ quản trị, tối thiểu nên nhìn lại tiền mặt, ngân hàng, các khoản tạm ứng chưa hoàn tất, công nợ phải thu/phải trả và những giao dịch đã chuyển tiền nhưng hồ sơ vẫn thiếu.

Nhịp ngày, tuần hay tháng là quyết định quản trị tùy mô hình. Điều quan trọng là phải ấn định thời điểm hoàn tất việc kiểm tra và đối chiếu giao dịch, thay vì để giao dịch treo cho tới khi kế toán cần lập báo cáo mới quay lại tìm chứng từ.

7. Có bắt buộc dùng đúng một mẫu Phiếu thu, Phiếu chi không?

Trả lời ngắn: không. Doanh nghiệp cần dùng hoặc thiết kế biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán đang áp dụng, thay vì mặc nhiên lấy một mẫu Phiếu thu hoặc Phiếu chi trên mạng dùng cho mọi trường hợp.

Khi chuẩn hóa biểu mẫu, doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán mình đang áp dụng và đối chiếu yêu cầu về chứng từ của chế độ đó. Quy trình thu – chi có thể giống nhau về logic kiểm soát, nhưng mẫu biểu và cách tổ chức chứng từ không nhất thiết giống nhau.

Dưới đây là các điểm cần đối chiếu theo từng chế độ kế toán:

• Thông tư 99/2025/TT-BTC: cho phép doanh nghiệp thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ để phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý. Ngoài việc bảo đảm các yêu cầu của Luật Kế toán, khi thực hiện việc này doanh nghiệp còn phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương về phần sửa đổi, bổ sung, trong đó nêu rõ sự cần thiết và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với nội dung đã thay đổi.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa và cho phép doanh nghiệp tự thiết kế chứng từ nếu bảo đảm các nội dung theo Luật Kế toán. CSDL quốc gia về văn bản pháp luật hiện ghi nhận Thông tư 133 ở trạng thái hết hiệu lực một phần; vì vậy khi áp dụng biểu mẫu hoặc quy định cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu bản hiện hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.
• Thông tư 58/2026/TT-BTC: có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Doanh nghiệp siêu nhỏ thuộc phạm vi áp dụng có chế độ riêng về chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Doanh nghiệp siêu nhỏ cũng được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng phải áp dụng nhất quán trong một năm tài chính; việc thay đổi chế độ chỉ thực hiện tại ngày bắt đầu kỳ kế toán năm tiếp theo.

Nếu muốn bắt đầu ngay, hãy làm cho một khoản tiền có thể được lần ngược

Bạn chưa cần viết một quy chế dài hàng chục trang.

Hãy thử lấy một khoản chi vừa xảy ra và kiểm xem có thể lần ngược được không:

Số trên sổ → bằng chứng tiền đã ra → ai nhận → ai duyệt → hồ sơ nào giải thích vì sao phải chi.

Sau đó lấy một khoản thu:

Số trên sổ → tiền thực tế đã vào → ai trả → trả cho khoản nào → công nợ hoặc giao dịch liên quan đã được cập nhật chưa.

Nếu hai đường này lần được rõ ràng, doanh nghiệp đã có nền của một quy trình thu – chi tốt.

Nếu thường xuyên bị đứt ở một điểm — không biết ai duyệt, không tìm thấy chứng từ, tiền vào nhưng không biết của khách nào, đã trả tiền nhưng công nợ vẫn còn — đó chính là chỗ cần sửa trước.

Quy trình thu – chi tối thiểu không nhằm làm doanh nghiệp nhiều thủ tục hơn. Nó giúp mỗi đồng tiền đi qua doanh nghiệp đều có lý do, có người chịu trách nhiệm và có dấu vết để kiểm tra lại.