Thuế GTGT đầu vào: điều kiện nào phải kiểm tra trước khi khấu trừ?

1. Cơ sở kinh doanh có đang áp dụng phương pháp khấu trừ thuế không?

Đây là câu hỏi cần trả lời trước khi kiểm tra từng hóa đơn.

Điều 14 Luật Thuế GTGT quy định việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Vì vậy, trước khi hỏi một hóa đơn cụ thể có được khấu trừ hay không, hãy xác định cơ sở kinh doanh đang áp dụng phương pháp tính thuế nào.

2. Hàng hóa, dịch vụ mua vào được dùng cho hoạt động nào?

Với hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, thuế GTGT đầu vào được xem xét khấu trừ theo quy định.

Nếu một khoản mua được dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, không thể mặc nhiên khấu trừ toàn bộ.

Cần xác định phần thuế đầu vào được khấu trừ để theo dõi riêng; trường hợp không thể tách riêng thì thực hiện phân bổ theo quy định.

Trước khi nhìn số thuế trên hóa đơn, hãy xác định khoản mua đó thực tế phục vụ hoạt động nào.

3. Có đúng hóa đơn hoặc chứng từ làm căn cứ khấu trừ không?

Tùy giao dịch, căn cứ có thể là:

• hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào;
• chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu;
• chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài trong trường hợp pháp luật quy định.

Nhưng có chứng từ đúng loại vẫn chưa có nghĩa mọi điều kiện khấu trừ đã hoàn tất.

Hóa đơn, chứng từ phải gắn với giao dịch thực tế. Việc tạo lập giao dịch không có thật hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để khấu trừ, hoàn thuế là hành vi bị pháp luật cấm.

4. Giá trị từ 5 triệu đồng trở lên: đã kiểm tra cách thanh toán chưa?

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào — bao gồm hàng hóa nhập khẩu — có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, về nguyên tắc cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý:

Bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo điều kiện này.

Cần kiểm cả tổng giá trị mua trong cùng một ngày

Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên, vẫn phải kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

5. Mua trả chậm, trả góp: đã đến hạn thanh toán chưa?

Với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, cần kiểm tra thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Nếu chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vì chưa đến thời điểm thanh toán, cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi các điều kiện khác đã được đáp ứng.

Đến thời điểm phải thanh toán mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phải kê khai, điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng theo quy định.

Từ ngày 20/06/2026, Nghị định 144/2026/NĐ-CP làm rõ thêm: nếu sau khi đã điều chỉnh giảm, cơ sở kinh doanh có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì được kê khai, khấu trừ lại phần thuế GTGT đầu vào tương ứng vào kỳ tính thuế có chứng từ thanh toán.

Ở đây đang xét điều kiện thanh toán của giao dịch trả chậm, trả góp. Nếu tờ khai đã sai hoặc sót, cách xử lý tờ khai là một vấn đề khác.

6. Bù trừ hoặc thanh toán qua bên thứ ba: cần kiểm phương thức thanh toán và hồ sơ

Tiền không chuyển thẳng từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán chưa có nghĩa giao dịch chắc chắn không đáp ứng điều kiện khấu trừ.

Quan trọng là xác định đúng phương thức thanh toán và kiểm hồ sơ tương ứng.

Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định một số hình thức thanh toán đặc thù; mỗi trường hợp có điều kiện và hồ sơ cần kiểm tra riêng.

Không nên kết luận chỉ từ việc tiền có chuyển thẳng cho người bán hay không.

Hãy xác định đúng cách thanh toán trước, rồi kiểm hồ sơ của chính trường hợp đó.

7. Nhân viên thanh toán hộ: đã kiểm cả việc thanh toán và hoàn tiền chưa?

Cơ sở kinh doanh có thể ủy quyền cho người lao động thanh toán hộ bằng hình thức không dùng tiền mặt nếu việc này phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.

Sau đó, cơ sở kinh doanh phải thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Chỉ kiểm việc nhân viên đã chuyển khoản cho nhà cung cấp là chưa đủ.

Cần kiểm thêm ba việc:

• việc thanh toán hộ có phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hay không;
• nhân viên đã thanh toán bằng hình thức nào;
• cơ sở kinh doanh hoàn trả cho người lao động bằng hình thức nào.

Checklist trước khi kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Cơ sở kinh doanh có đang áp dụng phương pháp khấu trừ thuế không?
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động nào?
• Nếu dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, phần được khấu trừ đã được tách riêng hoặc phân bổ đúng chưa?
• Có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thuế phù hợp với giao dịch thực tế không?
• Nếu giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đã được đáp ứng chưa?
• Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người nộp thuế, tổng giá trị trong ngày đã được kiểm tra chưa?
• Nếu trả chậm hoặc trả góp, hiện đã đến hạn thanh toán chưa?
• Nếu bù trừ hoặc thanh toán qua bên thứ ba, hợp đồng và hồ sơ chứng minh phương thức thanh toán đã đủ chưa?
• Nếu nhân viên thanh toán hộ, quy chế nội bộ và việc hoàn tiền cho nhân viên đã đáp ứng điều kiện chưa?

Nếu một điều kiện quan trọng vẫn chưa rõ, nên kiểm tra lại trước khi kê khai khoản thuế đó.

Ba lỗi dễ gặp khi kiểm tra thuế GTGT đầu vào

Lỗi 1: Có hóa đơn là khấu trừ ngay.

Vẫn phải kiểm mục đích sử dụng và các điều kiện về chứng từ, thanh toán.

Lỗi 2: Mỗi hóa đơn dưới 5 triệu đồng thì không cần quan tâm cách thanh toán.

Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế và tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, vẫn phải kiểm điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Lỗi 3: Nhân viên đã chuyển khoản thì hồ sơ chắc chắn đủ.

Vẫn phải kiểm quy chế nội bộ và cách cơ sở kinh doanh hoàn trả cho người lao động.

Kết luận

Có hóa đơn chưa đồng nghĩa thuế GTGT đầu vào chắc chắn được khấu trừ.

Trước khi kê khai, hãy xác định cơ sở kinh doanh có áp dụng phương pháp khấu trừ hay không, rồi kiểm mục đích sử dụng, hóa đơn/chứng từ và điều kiện thanh toán.

Với trả chậm, bù trừ, thanh toán qua bên thứ ba hoặc nhân viên thanh toán hộ, cần kiểm thêm hồ sơ riêng của trường hợp đó.