Doanh thu tăng nhưng tiền giảm: tiền đang nằm ở đâu?

1. Trước tiên, đừng dùng doanh thu để giải thích số dư ngân hàng

Doanh thu và tiền thu về không xuất hiện cùng lúc trong mọi giao dịch.

Doanh nghiệp có thể đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng khách hàng vẫn còn thời hạn thanh toán. Vì vậy, doanh thu tháng này tăng 50 triệu đồng không đồng nghĩa tài khoản ngân hàng phải tăng thêm 50 triệu đồng.

Vì vậy, muốn giải thích số dư tiền, đừng chỉ nhìn doanh thu hoặc lợi nhuận. Cần nhìn thêm tiền thực thu, thực chi và dòng tiền đã đi vào hoạt động nào.

Ví dụ:

Chỉ tiêu	Tháng 6	Tháng 7	Biến động
Doanh thu	300 triệu	350 triệu	+50 triệu
Tiền cuối tháng	100 triệu	70 triệu	-30 triệu

Câu hỏi đúng không phải là:

“Tại sao 350 triệu doanh thu không nằm trong ngân hàng?”

Mà là:

Muốn giải thích số dư tháng 7, cần tách rõ: khách đã trả bao nhiêu, doanh nghiệp đã chi bao nhiêu và phần doanh thu còn chưa thu được là bao nhiêu.

2. Bước đầu tiên: xem khách hàng còn nợ bao nhiêu

Đây thường là nơi nên kiểm đầu tiên khi doanh thu tăng nhanh.

Giả sử tháng 7 doanh nghiệp ghi nhận 350 triệu đồng doanh thu nhưng mới thu được 280 triệu đồng.

350 triệu − 280 triệu = 70 triệu đồng

70 triệu đồng đó có thể đang nằm trong khoản phải thu khách hàng.

Không có gì bất thường nếu đây là điều khoản bán chịu đã được kiểm soát. Vấn đề xuất hiện khi doanh thu tăng nhanh hơn tốc độ thu tiền.

Hãy so hai kỳ:

Cần xem	Tháng trước	Tháng này	Nếu tăng mạnh
Phải thu khách hàng	…	…	Tiền chưa thu về từ khách tăng
Nợ quá hạn	…	…	Rủi ro thu tiền tăng
Thời hạn thanh toán bình quân	…	…	Thời gian thu tiền kéo dài

Đừng chỉ hỏi:

“Khách còn nợ bao nhiêu?”

Nên hỏi thêm:

“Bao nhiêu khoản nợ đã đến hạn nhưng chưa thu được?”

Một doanh nghiệp có doanh thu rất tốt vẫn có thể thiếu tiền nếu bán ngày càng nhiều nhưng cho khách trả ngày càng chậm.

3. Bước thứ hai: xem tiền có đang nằm trong kho không

Doanh thu tăng thường kéo theo nhu cầu nhập hàng.

Nhưng nếu tốc độ nhập hàng nhanh hơn tốc độ bán, doanh nghiệp có thể dùng rất nhiều tiền để tạo ra một kho hàng lớn.

Ví dụ:

• tháng trước tồn kho cuối kỳ: 150 triệu đồng;
• tháng này: 220 triệu đồng.

Tồn kho tăng thêm 70 triệu đồng.

Điều đó không có nghĩa doanh nghiệp mất 70 triệu đồng. Doanh nghiệp vẫn đang sở hữu hàng hóa, nhưng hàng trong kho chưa phải tiền có thể dùng ngay để trả lương hoặc thanh toán nhà cung cấp.

Hãy kiểm ba chuyện:

Câu hỏi	Ý nghĩa
Tồn kho tăng vì chuẩn bị cho doanh số tiếp theo?	Có thể là tăng trưởng có kế hoạch
Hay hàng bán chậm đang tích lại?	Tiền có nguy cơ bị giữ lâu
Có nhập nhiều chỉ để được chiết khấu?	Giá mua rẻ hơn nhưng áp lực tiền có thể tăng

Nếu doanh thu tăng 15% nhưng tồn kho tăng 50%, đó là tín hiệu đáng kiểm tra.

4. Bước thứ ba: xem mình có đang trả tiền nhanh hơn trước không

Không phải lúc nào tiền giảm cũng vì khách hàng trả chậm.

Có trường hợp khách vẫn thanh toán bình thường, nhưng doanh nghiệp lại:

• trả nhà cung cấp sớm hơn;
• thanh toán công nợ cũ;
• đặt cọc thêm;
• trả tiền thuê trước nhiều tháng;
• mua gói phần mềm hoặc quảng cáo theo năm;
• nhập hàng và thanh toán trước mùa cao điểm.

Ví dụ doanh nghiệp trả trước 120 triệu đồng tiền thuê cho 12 tháng.

Tiền có thể ra ngay 120 triệu đồng, trong khi chi phí kế toán được phân bổ qua nhiều tháng. Vì vậy, tài khoản ngân hàng đã giảm ngay nhưng chi phí của riêng tháng đó không nhất thiết tăng đủ 120 triệu đồng.

Đây là lý do thời điểm ghi nhận chi phí và thời điểm tiền thực sự đi ra không phải lúc nào cũng trùng nhau.

5. Bước thứ tư: kiểm xem tháng này có mua tài sản hay đầu tư gì không

Đây là nguyên nhân rất dễ bị bỏ sót khi chủ doanh nghiệp chỉ nhìn báo cáo lãi lỗ.

Trong tháng doanh nghiệp có thể mua:

• máy móc;
• xe;
• thiết bị;
• máy tính;
• cải tạo cửa hàng;
• hệ thống phần mềm;
• tài sản hoặc khoản đầu tư dài hạn khác.

Những khoản này có thể làm tiền giảm mạnh nhưng không đi toàn bộ vào chi phí của đúng tháng đó.

Ví dụ, một tháng doanh nghiệp vẫn có lợi nhuận tốt nhưng vừa chi 300 triệu đồng mua máy thì số dư ngân hàng vẫn có thể thấp hơn tháng trước.

Tiền không biến mất; một phần đã được dùng để mua tài sản phục vụ doanh nghiệp trong nhiều kỳ.

Về mặt dòng tiền, các khoản mua sắm hoặc xây dựng tài sản dài hạn được tách khỏi dòng tiền từ hoạt động kinh doanh khi lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

6. Bước thứ năm: kiểm tiền trả nợ vay

Một khoản dễ gây nhầm khác là trả gốc vay.

Khi doanh nghiệp vay tiền, tiền tăng. Khi hoàn trả nợ gốc, tiền giảm.

Nhưng trả gốc vay không đồng nghĩa toàn bộ số tiền đó là chi phí của kỳ.

Vì vậy có thể xảy ra tình huống hoạt động kinh doanh tháng này vẫn có lãi, nhưng doanh nghiệp dùng một lượng tiền lớn để trả khoản vay cũ.

Hãy đối chiếu lịch trả nợ trong tháng với biến động tài khoản ngân hàng.

7. Bước thứ sáu: kiểm giao dịch với chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và người liên quan

Đây là nhóm giao dịch doanh nghiệp nhỏ rất dễ bỏ sót.

Tùy loại hình doanh nghiệp, có thể phát sinh:

• tạm ứng và hoàn ứng;
• khoản vay;
• phân phối lợi nhuận hoặc cổ tức;
• chuyển tiền;
• giao dịch qua tài khoản cá nhân;
• các khoản khác chưa được phân loại rõ.

Nếu các khoản này không được theo dõi riêng, cuối tháng rất dễ xuất hiện câu hỏi:

“Công ty vẫn bán tốt mà chẳng hiểu tiền đi đâu.”

8. Một bảng kiểm giúp khoanh vùng tiền đang nằm ở đâu hoặc đã đi đâu

Khi doanh thu tăng nhưng tiền giảm, thay vì mở hàng chục báo cáo, trước tiên hãy đặt hai kỳ cạnh nhau:

Khoản cần so	Kỳ trước	Kỳ này	Nếu tăng/giảm thì nên nghĩ gì?
Phải thu khách hàng	…	…	Tăng → tiền chưa thu từ khách
Hàng tồn kho	…	…	Tăng → tiền đang nằm trong hàng
Trả trước/đặt cọc	…	…	Tăng → tiền đã chi trước
Phải trả nhà cung cấp	…	…	Giảm mạnh → doanh nghiệp vừa thanh toán nhiều
Tài sản, đầu tư mới	…	…	Tăng → tiền chuyển sang tài sản
Nợ vay	…	…	Giảm → có thể vừa trả gốc vay
Giao dịch với chủ sở hữu/thành viên/cổ đông/người liên quan	…	…	Kiểm bản chất và hồ sơ giao dịch
Tiền cuối kỳ	…	…	Kết quả cuối cùng cần được giải thích

Đây chưa phải Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đầy đủ. Nhưng với chủ doanh nghiệp nhỏ, bảng này có thể giúp khoanh vùng rất nhanh nơi cần hỏi sâu hơn.

Quay lại ví dụ tháng 7: nếu phải thu và tồn kho cùng tăng, trong khi doanh nghiệp vừa trả công nợ cũ, mua thiết bị và trả một phần gốc vay, thì số dư tiền giảm đã có lời giải. Một phần tiền chưa thu từ khách, một phần đang nằm trong hàng và phần còn lại đã được dùng cho các khoản chi thực tế.

9. Sau khi tìm ra nguyên nhân, đừng vội coi mọi khoản giữ tiền là xấu

Tồn kho tăng có thể hợp lý nếu doanh nghiệp chuẩn bị mùa cao điểm.

Phải thu tăng có thể chấp nhận được nếu đang mở rộng cho nhóm khách hàng tốt và có hạn mức tín dụng rõ ràng.

Mua máy móc có thể làm tiền giảm hôm nay nhưng tăng năng lực sản xuất trong nhiều năm.

Tăng trưởng cũng có thể khiến doanh nghiệp cần nhiều tiền hơn. Chẳng hạn, nếu khách thanh toán sau 60 ngày nhưng nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trong 15 ngày, doanh nghiệp phải tự xoay tiền cho khoảng thời gian chênh lệch đó.

Vì vậy, câu hỏi không chỉ là:

“Tiền có đang bị giữ lại hay không?”

Mà là:

Không chỉ cần biết tiền đang nằm ở đâu; còn phải biết tiền đang phục vụ mục đích gì, bao lâu mới quay lại và sau đó doanh nghiệp có còn đủ tiền cho các nghĩa vụ sắp tới hay không.

10. Theo dõi từ tuần sau: bảng 5 phút

Một bảng theo dõi hằng tuần có thể gồm:

• tiền hiện có;
• khoản phải thu đến hạn trong 7–30 ngày;
• khoản phải trả đến hạn trong 7–30 ngày;
• tồn kho đang tăng hay giảm;
• các khoản chi lớn sắp tới;
• khoản vay đến hạn;
• dự kiến số tiền còn lại sau các khoản trên.

Mục đích của bảng này không phải điều tra một sự cố đã xảy ra, mà là giúp bạn nhìn thấy áp lực tiền trước khi tài khoản ngân hàng trở nên căng thẳng.

11. Khi thấy tiền giảm bất thường, hãy hỏi kế toán câu nào?

Đừng chỉ hỏi:

“Công ty còn bao nhiêu tiền?”

Số dư hiện tại chỉ cho biết doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền. Nó không cho biết tiền đã tăng hoặc giảm vì những khoản nào.

Câu hỏi hữu ích hơn là:

Để giải thích biến động tiền, hãy đối chiếu từ đầu tháng đến nay những khoản nào làm tiền tăng và những khoản nào làm tiền giảm.

Nếu cần đi sâu hơn, kế toán có thể nhóm các khoản tiền theo hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính để thấy tiền được tạo ra từ đâu và đã được dùng vào việc gì.

12. Checklist điều tra khi doanh thu tăng nhưng tiền giảm

Checklist này dùng khi bất thường đã xuất hiện và doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân:

• Doanh thu tăng bao nhiêu so với kỳ trước?
• Tiền thực thu từ khách tăng hay giảm?
• Phải thu khách hàng tăng bao nhiêu?
• Có khoản nợ nào quá hạn hoặc bị kéo dài thời gian thanh toán?
• Tồn kho tăng bao nhiêu?
• Có trả trước, đặt cọc hoặc thanh toán công nợ cũ lớn không?
• Có mua máy móc, tài sản hoặc đầu tư mới không?
• Có trả gốc vay trong kỳ không?
• Có giao dịch với chủ sở hữu, thành viên, cổ đông hoặc người liên quan chưa được phân loại đúng bản chất hoặc thiếu hồ sơ không?
• Sau khi liệt kê các khoản trên, đã giải thích được phần lớn biến động số dư tiền chưa?

Nếu vẫn chưa giải thích được, lúc đó mới cần đi sâu xuống sao kê, sổ chi tiết và từng giao dịch.

Kết luận

Doanh thu tăng nhưng tiền giảm chưa đủ để kết luận doanh nghiệp đang kinh doanh kém. Điều quan trọng là giải thích được phần tiền chưa thu đang ở đâu và phần tiền đã đi ra được dùng cho việc gì.

Nếu phải thu, tồn kho hoặc các khoản chi lớn tăng nhanh hơn khả năng tạo tiền, đó mới là tín hiệu doanh nghiệp cần nhìn kỹ và xử lý.