Nhìn nhanh: 7 dấu hiệu nên chú ý
Sổ sách đáng được rà soát kỹ hơn khi doanh nghiệp thường xuyên gặp một hoặc nhiều tình trạng sau:
- Tiền trên sổ không khớp với tiền mặt thực tế hoặc số dư ngân hàng mà không giải thích được.
- Công nợ có nhiều khoản treo lâu, số dư bất thường hoặc không xác định rõ nguyên nhân.
- Tồn kho âm, lệch hoặc biến động không phù hợp với hoạt động thực tế.
- Doanh thu, chi phí hoặc lợi nhuận thay đổi mạnh nhưng không có lời giải thích hợp lý.
- Có nhiều khoản đang ghi tạm, chờ xử lý hoặc phải sửa đi sửa lại qua nhiều kỳ.
- Chứng từ kế toán không nối được với giao dịch thực tế hoặc dữ liệu giữa các bộ phận không khớp nhau.
- Một con số quan trọng trên báo cáo không thể lần ngược nhanh về dữ liệu và hồ sơ tạo ra nó.
Một dấu hiệu riêng lẻ chưa đủ để kết luận sổ sách có vấn đề nghiêm trọng.
Nhưng nếu tình trạng lặp lại nhiều kỳ, ảnh hưởng số tiền lớn, xuất hiện ở nhiều khu vực hoặc không ai giải thích được nguyên nhân, doanh nghiệp không nên chỉ sửa từng lỗi rồi tiếp tục như cũ.
Dấu hiệu 1: Tiền trên sổ không khớp với thực tế mà chênh lệch cứ kéo dài
Tiền thường là nơi dễ nhìn thấy vấn đề nhất.
Số dư trên sổ kế toán có thể tạm thời khác sao kê, chẳng hạn khi ngân hàng đã thu phí nhưng kế toán chưa ghi nhận, có khoản thu chưa xác định được giao dịch liên quan hoặc một giao dịch phát sinh gần thời điểm đối chiếu chưa được ghi nhận đầy đủ.
Chênh lệch tạm thời chưa hẳn là dấu hiệu đáng lo nếu doanh nghiệp xác định được nguyên nhân và có cách xử lý phù hợp.
Dấu hiệu đáng chú ý là:
- tiền mặt trên sổ cao nhưng thực tế không còn tương ứng;
- số dư ngân hàng thường xuyên lệch với sao kê;
- có nhiều khoản chuyển tiền nhưng không xác định được đang thu hoặc trả cho giao dịch nào;
- chênh lệch được chuyển từ tháng này sang tháng khác mà không có người chịu trách nhiệm xử lý;
- phải tạo nhiều bút toán điều chỉnh chỉ để số cuối kỳ khớp lại.
Lúc này, câu hỏi không nên chỉ là:
“Lệch bao nhiêu tiền?”
Mà cần hỏi thêm:
“Vì sao chênh lệch này hình thành và tại sao nó chưa được phát hiện sớm hơn?”
Nếu nguyên nhân nằm ở quy trình thu – chi, luân chuyển chứng từ hoặc cách ghi nhận giao dịch, sửa riêng số dư chưa giải quyết được vấn đề gốc.
Dấu hiệu 2: Công nợ có nhiều khoản không còn giải thích được
Một khoản công nợ chưa thanh toán chưa phải là dấu hiệu sổ sách có vấn đề.
Điều đáng chú ý là khi danh sách phải thu hoặc phải trả bắt đầu xuất hiện nhiều khoản mà doanh nghiệp không trả lời được:
- khoản này phát sinh từ giao dịch nào;
- đã thu hoặc trả một phần chưa;
- vì sao khoản nợ tồn tại lâu;
- khách hàng hoặc nhà cung cấp có cùng ghi nhận số tiền đó không;
- số dư bất thường là giao dịch thật hay lỗi ghi nhận.
Đặc biệt nên kiểm tra những trường hợp như:
- khách đã thanh toán nhưng công nợ vẫn còn;
- đã trả nhà cung cấp nhưng hệ thống vẫn ghi phải trả;
- một khách hàng xuất hiện số dư không phù hợp với lịch sử giao dịch;
- nhiều khoản cũ được chuyển từ năm này sang năm khác mà hồ sơ ngày càng khó tìm;
- tổng công nợ trên báo cáo khớp về mặt số học nhưng chi tiết từng đối tượng lại có vấn đề.
Một hệ thống kế toán tốt không chỉ cho biết doanh nghiệp đang có 400 triệu đồng phải thu.
Nó còn phải giúp trả lời được:
400 triệu đó nằm ở những khách hàng nào, hình thành từ đâu, đã đến hạn chưa và bằng chứng nào hỗ trợ số liệu đó.
Dấu hiệu 3: Số liệu tồn kho thường xuyên âm, chênh lệch hoặc không phù hợp với thực tế kinh doanh
Tồn kho là khu vực rất dễ tạo ra một con số “có vẻ hợp lý” trên báo cáo nhưng lại không phản ánh đúng tình hình thực tế.
Ví dụ:
- hệ thống báo âm một mặt hàng trong thời gian dài;
- kho thực tế còn nhiều nhưng sổ gần như hết;
- hàng đã bán nhưng chưa ghi xuất kho;
- hàng đã nhập thực tế nhưng dữ liệu kế toán đến chậm;
- giá trị tồn kho tăng mạnh trong khi quy mô hoạt động không thay đổi tương ứng;
- số liệu giữa kho, bộ phận bán hàng và kế toán không cùng một kết quả.
Một lần nhập liệu chậm có thể là lỗi vận hành nhỏ.
Nhưng nếu tồn kho âm hoặc chênh lệch trở thành chuyện quen thuộc, doanh nghiệp nên kiểm lại cả đường đi của dữ liệu:
mua hàng → nhận hàng → nhập kho → bán hàng → xuất kho → ghi nhận giá vốn → đối chiếu thực tế.
Khi một mắt xích thường xuyên bị bỏ sót, sửa từng mã hàng sẽ không đủ.
Việc kiểm đếm kho thường xuyên đến mức nào là quyết định quản trị tùy đặc điểm doanh nghiệp. Pháp luật có các trường hợp bắt buộc phải kiểm kê, trong đó có cuối kỳ kế toán năm; điều đó không có nghĩa mọi doanh nghiệp đều bị bắt buộc phải kiểm toàn bộ kho mỗi tháng.
Dấu hiệu 4: Doanh thu, chi phí hoặc lợi nhuận biến động mạnh nhưng không ai giải thích được
Con số thay đổi không phải lúc nào cũng là lỗi.
Doanh thu có thể tăng vì bán tốt hơn. Lợi nhuận có thể giảm vì giá nguyên liệu tăng. Chi phí có thể tăng vì doanh nghiệp mở thêm điểm bán.
Điều đáng chú ý là khi số liệu biến động mạnh nhưng hoạt động thực tế không có thay đổi tương ứng.
Chẳng hạn:
- doanh thu gần như không đổi nhưng lợi nhuận tăng đột biến;
- tỷ lệ giá vốn thấp hơn nhiều so với các tháng trước;
- chi phí một nhóm quan trọng gần như biến mất;
- lợi nhuận tăng nhưng kế toán không giải thích được biến động tiền và công nợ trong cùng kỳ;
- một tháng có kết quả rất khác bình thường nhưng kế toán không xác định được khoản nào tạo ra chênh lệch.
Những hiện tượng này không chứng minh số liệu sai.
Nếu một thay đổi lớn trong kết quả kinh doanh không thể nối được với một thay đổi thực tế của doanh nghiệp, đó là lý do hợp lý để kiểm sâu hơn.
Dấu hiệu 5: Quá nhiều khoản “tạm để đó” và phải sửa đi sửa lại qua nhiều kỳ
Trong thực tế kế toán, có những giao dịch chưa đủ hồ sơ hoặc chưa xác định được cách xử lý ngay tại thời điểm đầu tiên.
Việc tạm theo dõi trong thời gian ngắn không nhất thiết là vấn đề.
Rủi ro xuất hiện khi chữ “tạm” trở thành trạng thái kéo dài.
Ví dụ:
- khoản chưa rõ nội dung cứ được chuyển sang tháng sau;
- một số dư đã biết có vấn đề nhưng chưa ai xử lý dứt điểm;
- cùng một nhóm nghiệp vụ tháng nào cũng phải điều chỉnh lại;
- các bút toán cuối kỳ ngày càng nhiều nhưng không có giải thích rõ vì sao;
- kế toán cũ để lại nhiều khoản chưa xử lý và người tiếp nhận không biết nguồn gốc.
Khi phải sửa liên tục, doanh nghiệp nên nhìn xa hơn bản thân bút toán sửa.
Cần hỏi:
Lỗi bắt đầu từ đâu?
Nếu giao dịch được ghi sai vì thông tin từ bộ phận bán hàng đến kế toán quá muộn, nguyên nhân nằm ở quy trình.
Nếu nhiều khoản thanh toán không xác định được đối tượng, nguyên nhân có thể nằm ở cách tổ chức dữ liệu.
Nếu tháng nào cũng phải sửa cùng một lỗi, việc cần làm không phải là trở nên nhanh hơn trong việc sửa lỗi đó.
Cần làm cho lỗi không tiếp tục phát sinh.
Dấu hiệu 6: Có chứng từ nhưng không đối chiếu được với giao dịch thực tế và cách ghi sổ
Một bộ hồ sơ không nên được đánh giá chỉ bằng câu hỏi:
“Có hóa đơn chưa?”
Để hiểu một giao dịch, doanh nghiệp có thể cần nối nhiều mảnh thông tin với nhau, tùy trường hợp:
- ai mua hoặc ai bán;
- hàng hóa hay dịch vụ thực tế là gì;
- khi nào giao hoặc nhận;
- giá trị được xác định ra sao;
- ai phê duyệt;
- thanh toán bằng cách nào;
- hóa đơn và chứng từ liên quan nằm ở đâu;
- kế toán đã ghi nhận giao dịch như thế nào.
Dấu hiệu đáng lo là khi từng bộ phận đều có một phần dữ liệu nhưng không ai nối được chúng lại.
Bán hàng nói đã giao.
Kho nói đã xuất.
Ngân hàng cho thấy đã nhận tiền.
Nhưng kế toán lại không xác định được khoản tiền đó thuộc hóa đơn nào.
Hoặc kế toán có hóa đơn mua hàng, nhưng người quản lý không tìm thấy bằng chứng cho thấy hàng hoặc dịch vụ đó đã thực sự được doanh nghiệp nhận và sử dụng.
Khi các mảnh dữ liệu không nối được với nhau, vấn đề không còn chỉ là thiếu một tờ giấy. Nó cho thấy luồng thông tin giữa các bộ phận đang có khoảng trống.
Luật Kế toán yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị phải lập chứng từ kế toán; thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, trung thực và có thể kiểm chứng. Vì vậy, một bộ sổ đáng tin phải cho phép doanh nghiệp nối con số trên sổ với giao dịch và chứng từ làm căn cứ.
Dấu hiệu 7: Chủ doanh nghiệp hỏi một con số nhưng rất khó lần ra nó từ đâu
Ở dấu hiệu trước, vấn đề là các mảnh dữ liệu của một giao dịch không nối được với nhau. Còn ở đây, vấn đề là từ một con số tổng trên báo cáo, doanh nghiệp khó lần ngược xuống những khoản tạo ra nó.
Ví dụ chủ doanh nghiệp hỏi:
“Vì sao tổng số tiền khách hàng đang nợ doanh nghiệp là 1,2 tỷ đồng?”
Một hệ thống số liệu có kiểm soát không nhất thiết phải trả lời hoàn chỉnh trong vài giây.
Nhưng kế toán cần có khả năng lần xuống:
1,2 tỷ → từng khách hàng → từng giao dịch → từng chứng từ → từng khoản đã thu/chưa thu.
Tương tự với tồn kho, doanh thu, chi phí hay một khoản nợ nhà cung cấp.
Nếu mỗi lần cần giải thích một con số đều phải:
- xuất nhiều báo cáo khác nhau rồi ghép thủ công;
- hỏi nhiều người mới biết dữ liệu đúng nằm ở đâu;
- sửa lại số trước khi có thể giải thích;
- nhận các con số khác nhau từ kế toán, kho và bán hàng;
- hoặc không thể truy ngược từ báo cáo về giao dịch ban đầu,
thì vấn đề cần xem xét không chỉ là “báo cáo này có sai không”.
Câu hỏi lớn hơn là:
Hệ thống hiện tại có đủ khả năng tạo ra số liệu mà doanh nghiệp có thể tin và kiểm tra lại hay không?
Một lỗi nhỏ khi nào trở thành dấu hiệu cần rà soát rộng hơn?
Không nên biến mỗi sai sót kế toán thành một dự án rà soát toàn bộ sổ sách.
Trước khi quyết định, chủ doanh nghiệp có thể hỏi ba câu.
1. Vấn đề có lặp lại không?
Một giao dịch nhập nhầm rồi được phát hiện và sửa ngay khác với việc tháng nào cũng xuất hiện cùng một loại chênh lệch.
2. Vấn đề có ảnh hưởng đến con số quan trọng không?
Chênh lệch nhỏ, xác định được nguyên nhân và không ảnh hưởng quyết định có mức độ khác với một khoản làm thay đổi đáng kể tiền, công nợ, tồn kho, doanh thu, chi phí hoặc nghĩa vụ thuế.
3. Vấn đề có lan sang nhiều khu vực không?
Một lỗi nằm riêng ở một chứng từ dễ khoanh vùng hơn tình trạng cùng lúc xuất hiện:
ngân hàng không khớp + công nợ không rõ + tồn kho âm + lợi nhuận bất thường.
Khi nhiều dấu hiệu đi cùng nhau, nhiều khả năng nguyên nhân nằm ở quy trình hoặc dữ liệu nền, chứ không chỉ là một lỗi ghi sổ đơn lẻ.
Nếu thấy nhiều dấu hiệu, có phải làm lại toàn bộ sổ sách không?
Không.
Đây là phản ứng doanh nghiệp nên tránh.
Rà soát sổ sách không đồng nghĩa xóa dữ liệu cũ rồi làm lại từ đầu.
Cách thực tế hơn là đi từ khu vực có rủi ro cao nhất.
Ví dụ:
- Xác định mốc thời gian của số liệu cần rà soát, chẳng hạn số liệu tại ngày cuối quý.
- Liệt kê những chênh lệch hoặc vấn đề đã biết.
- Ưu tiên tiền, ngân hàng, công nợ, tồn kho, doanh thu – giá vốn và các khoản có ảnh hưởng lớn.
- Với mỗi vấn đề, lần ngược từ số trên báo cáo về sổ chi tiết, giao dịch và hồ sơ gốc.
- Xác định lỗi nằm ở dữ liệu đầu vào, cách ghi nhận, cách đối chiếu hay quy trình giữa các bộ phận.
- Chỉ sửa số liệu sau khi đã xác định được căn cứ.
- Ghi lại vấn đề đã sửa, nguyên nhân và cách ngăn lỗi tái diễn.
Điểm cuối cùng rất quan trọng.
Nếu một doanh nghiệp rà soát được 20 lỗi nhưng sáu tháng sau 20 lỗi tương tự lại xuất hiện, đợt rà soát đó mới chỉ sửa kết quả, chưa sửa hệ thống tạo ra kết quả.
Theo Luật Kế toán, khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai; với sổ điện tử, việc sửa được thực hiện bằng phương pháp ghi điều chỉnh.
Ví dụ: khi ba dấu hiệu cùng xuất hiện
Một doanh nghiệp thương mại xem báo cáo cuối quý và thấy lợi nhuận tăng so với quý trước.
Nếu chỉ nhìn báo cáo kết quả kinh doanh, đây là tín hiệu tích cực.
Nhưng khi chủ doanh nghiệp hỏi sâu hơn, ba vấn đề xuất hiện:
- tồn kho của một số mặt hàng đang âm;
- nhiều khoản khách đã chuyển tiền nhưng công nợ vẫn còn;
- tỷ lệ lợi nhuận gộp tăng mạnh dù giá bán và nguồn hàng gần như không thay đổi.
Từng vấn đề riêng lẻ có thể có lời giải thích.
Nhưng khi cả ba cùng xuất hiện, doanh nghiệp nên kiểm mối liên hệ giữa bán hàng, kho, công nợ và giá vốn trước khi dùng số lợi nhuận đó cho các quyết định lớn.
Sau khi kiểm tra ngược các giao dịch, doanh nghiệp có thể phát hiện nguyên nhân chỉ là một bước nhập kho hoặc tính giá vốn bị thiếu.
Cũng có thể doanh nghiệp phát hiện luồng dữ liệu giữa các bộ phận đã không được đối chiếu trong thời gian dài.
Giá trị của việc rà soát nằm ở chỗ phân biệt được hai trường hợp đó.
Chủ doanh nghiệp không cần biết mọi bút toán, nhưng cần biết số liệu có kiểm chứng được hay không
Sổ sách tốt không có nghĩa là không bao giờ xuất hiện sai sót.
Điều quan trọng hơn là khi có sai lệch, doanh nghiệp:
- phát hiện được;
- xác định được nó bắt đầu từ đâu;
- biết con số nào bị ảnh hưởng;
- có bằng chứng để kiểm tra;
- sửa đúng cách;
- và giảm khả năng lỗi tương tự lặp lại.
Nếu tiền, công nợ, tồn kho hay lợi nhuận đang có những bất thường mà không ai giải thích được, đừng vội kết luận toàn bộ sổ sách sai.
Nhưng cũng không nên coi đó là chuyện bình thường chỉ vì phần mềm vẫn cho phép xuất báo cáo.
Số liệu đáng tin không chỉ là những con số trên báo cáo.
Một bộ số liệu đáng tin phải cho phép doanh nghiệp trả lời được:
Con số này đến từ đâu, dựa trên căn cứ nào và nếu có bất thường thì chúng ta biết phải kiểm ở đâu.
Trao đổi về bài viết
Có câu hỏi về nội dung này? Bạn có thể đặt câu hỏi hoặc xem một vài trao đổi gần đây.