7 con số chủ doanh nghiệp nên xem mỗi tháng

Đây không phải một bộ chỉ tiêu bắt buộc theo pháp luật. Đây là một bảng theo dõi quản trị tối thiểu để chủ doanh nghiệp nhìn nhanh tình hình rồi biết chỗ nào cần hỏi sâu hơn.

7 con số nên đặt trên cùng một trang

Con số cần xem	Câu hỏi nó giúp trả lời
1️⃣ Doanh thu tháng	Tháng này bán được bao nhiêu?
2️⃣ Lợi nhuận kế toán trước thuế	Sau doanh thu, thu nhập và chi phí, kết quả còn lại thế nào?
3️⃣ Tiền có thể sử dụng tại ngày chốt	Tại ngày chốt số liệu, doanh nghiệp có bao nhiêu tiền thực sự có thể sử dụng?
4️⃣ Phải thu khách hàng tại ngày chốt	Tại ngày chốt số liệu, khách hàng còn nợ doanh nghiệp bao nhiêu?
5️⃣ Phải thu đã quá hạn tại ngày chốt	Trong số khách còn nợ, bao nhiêu đã đến hạn mà chưa thu được?
6️⃣ Hàng tồn kho tại ngày chốt	Bao nhiêu giá trị đang nằm trong hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm?
7️⃣ Các khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tính từ ngày chốt	Trong 30 ngày tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn bị bao nhiêu tiền để thanh toán?

Điểm quan trọng không phải là thuộc lòng 7 con số.

Điểm quan trọng là đặt chúng cạnh nhau.

Một con số riêng lẻ thường chỉ kể được một phần câu chuyện.

1. Doanh thu: bán được bao nhiêu?

Doanh thu là điểm bắt đầu dễ hiểu nhất.

Ví dụ:

• tháng trước: 1,35 tỷ đồng;
• tháng này: 1,5 tỷ đồng.

Nhìn qua, hoạt động bán hàng đang tăng.

Nhưng chủ doanh nghiệp chưa nên dừng ở câu:

“Doanh thu tăng 150 triệu, vậy chắc tháng này tốt hơn.”

Hãy nhìn tiếp lợi nhuận, tiền và công nợ.

Doanh thu tăng có thể đi cùng với:

• lợi nhuận tăng;
• lợi nhuận giảm;
• khách hàng còn nợ nhiều hơn;
• tiền thực thu chưa tăng tương ứng.

Vì vậy, doanh thu cho biết quy mô bán hàng, nhưng chưa đủ để kết luận doanh nghiệp đang khỏe hơn.

2. Lợi nhuận kế toán trước thuế: sau khi tính thu nhập và chi phí của kỳ, kết quả còn lại bao nhiêu?

Nếu doanh thu trả lời câu hỏi “bán được bao nhiêu?”, lợi nhuận giúp trả lời:

“Sau khi tính doanh thu, thu nhập và các chi phí của kỳ, kết quả còn lại thế nào?”

Ví dụ:

	Tháng trước	Tháng này
Doanh thu	1,35 tỷ	1,5 tỷ
Lợi nhuận kế toán trước thuế	140 triệu	90 triệu

Doanh thu tăng 150 triệu đồng nhưng lợi nhuận lại giảm 50 triệu đồng.

Đây chưa phải bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đang có một vấn đề cụ thể nào. Nhưng nó đủ để đặt câu hỏi:

• giá vốn có tăng không;
• giá bán có thay đổi không;
• chi phí quảng cáo, nhân sự hoặc vận hành có tăng mạnh không;
• có khoản chi phí bất thường nào trong tháng không?

Doanh thu tăng mà lợi nhuận giảm là tín hiệu cần mở chi tiết giá bán, giá vốn và các chi phí để tìm nguyên nhân.

Với bảng quản trị hàng tháng, nên dùng cùng một cách xác định lợi nhuận giữa các tháng để việc so sánh có ý nghĩa.

Nếu doanh nghiệp chưa có sẵn chỉ tiêu lợi nhuận kế toán trước thuế hàng tháng theo chế độ kế toán đang áp dụng, hãy đề nghị kế toán tổng hợp. Không nên tự lấy một con số thu trừ chi ước tính rồi gọi đó là lợi nhuận kế toán trước thuế.

3. Tiền có thể sử dụng tại ngày chốt: doanh nghiệp đang có bao nhiêu?

Doanh nghiệp có lợi nhuận không có nghĩa trong tài khoản cũng đang có đúng số tiền đó.

Ví dụ:

• lợi nhuận tháng: 90 triệu đồng;
• nhưng tổng tiền có thể sử dụng tại ngày chốt số liệu chỉ còn 220 triệu đồng.

Con số 220 triệu chỉ có ý nghĩa nếu đó là phần tiền thực sự có thể dùng để thanh toán. Những khoản tiền đang bị hạn chế sử dụng không nên gộp vào con số này.

Sau đó, đặt số tiền này cạnh các khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tới:

• nếu có 220 triệu có thể sử dụng nhưng phải thanh toán 480 triệu, doanh nghiệp cần theo dõi dòng tiền sớm hơn;
• nếu cũng có 220 triệu nhưng các khoản dự kiến phải thanh toán chỉ khoảng 100 triệu, áp lực thanh toán sẽ khác.

Nếu đang ra quyết định ở một ngày khác ngày chốt, cần cập nhật lại cả số dư tiền và các khoản dự kiến phải thanh toán trước khi so sánh.

4. Phải thu khách hàng: đến ngày chốt, khách còn nợ bao nhiêu?

Giả sử doanh nghiệp có:

• doanh thu tháng: 1,5 tỷ đồng;
• phải thu khách hàng tại ngày chốt cuối tháng: 780 triệu đồng.

780 triệu đồng không tự động là xấu.

Có thể phần lớn số tiền này phát sinh từ những đơn hàng mới và vẫn còn trong thời hạn thanh toán.

Số dư phải thu này có thể gồm cả khoản phát sinh từ những kỳ trước, nên không nên hiểu 780 triệu đồng là phần chưa thu của riêng doanh thu 1,5 tỷ đồng trong tháng đang xem.

Khi phải thu tăng, nên hỏi thêm:

• tăng ở những khách hàng nào;
• khoản nào chưa đến hạn;
• khoản nào đã quá hạn;
• ngày thu dự kiến là khi nào.

Đây là lý do tổng phải thu cần đi cùng con số tiếp theo.

5. Phải thu đã quá hạn: phần nào đang chậm thu?

Hai doanh nghiệp cùng có 780 triệu đồng phải thu có thể ở hai tình trạng rất khác nhau.

Doanh nghiệp A

• phải thu: 780 triệu;
• quá hạn: 50 triệu.

Doanh nghiệp B

• phải thu: 780 triệu;
• quá hạn: 300 triệu.

Tổng công nợ giống nhau, nhưng mức độ cần chú ý không giống nhau.

Vì vậy, ngoài tổng phải thu, mỗi tháng chủ doanh nghiệp nên nhìn riêng:

Bao nhiêu tiền đã đến hạn thanh toán nhưng khách vẫn chưa trả?

Nếu phần nợ quá hạn tăng liên tục, hãy mở danh sách khách hàng và xem:

• ai đang chậm;
• chậm bao lâu;
• số tiền bao nhiêu;
• ngày thanh toán mới nhất khách đã cam kết;
• khả năng thu thực tế hiện tại ra sao.

Không cần tự đặt một tỷ lệ cứng kiểu “quá X% là nguy hiểm” cho mọi doanh nghiệp.

Điều đáng quan tâm hơn là xu hướng của chính doanh nghiệp mình và khả năng khoản nợ đó ảnh hưởng đến tiền phải chi trong thời gian tới.

6. Hàng tồn kho tại ngày chốt: bao nhiêu tiền đang nằm trong hàng?

Doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa có thể bán tốt nhưng vẫn thiếu tiền nếu một lượng vốn lớn đang nằm trong tồn kho.

Ví dụ:

	Tháng trước	Tháng này
Doanh thu	1,35 tỷ	1,5 tỷ
Hàng tồn kho tại ngày chốt	950 triệu	1,1 tỷ

Tồn kho tăng không tự động là xấu.

Doanh nghiệp có thể đang:

• chuẩn bị hàng cho mùa cao điểm;
• nhập trước cho đơn hàng lớn;
• mở rộng quy mô;
• chủ động tích trữ một loại nguyên liệu cần thiết.

Nhưng nếu tồn kho tăng nhiều trong khi bán hàng không tăng tương ứng, bạn nên hỏi:

Hàng tăng ở nhóm nào và số hàng đó dự kiến bán khi nào?

Con số tổng chỉ cho biết cần nhìn tiếp ở đâu.

Muốn đánh giá sâu hơn, cần mở chi tiết theo mặt hàng, thời gian tồn và khả năng tiêu thụ.

Nếu doanh nghiệp không có hàng tồn kho

Doanh nghiệp dịch vụ có thể không cần dùng chỉ tiêu này.

Khi đó, có thể thay bằng khoản phải bỏ nhiều vốn ra trước nhưng chưa thu hồi được, chẳng hạn chi phí dở dang hoặc một khoản trả trước lớn, miễn là cách xác định được giữ nhất quán giữa các tháng.

Không cần ép mọi doanh nghiệp dùng cùng một bảng chỉ vì tiêu đề có 7 con số.

7. Các khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tới: sắp phải chuẩn bị bao nhiêu tiền?

Đây là con số mang tính quản trị, không phải tên một chỉ tiêu bắt buộc trên báo cáo tài chính.

Bạn có thể yêu cầu kế toán tổng hợp những khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tới, chẳng hạn:

• tiền nhà cung cấp đến hạn;
• lương;
• tiền thuê;
• thuế và các nghĩa vụ phải nộp;
• khoản vay đến hạn trả;
• các khoản chi lớn đã cam kết.

Ví dụ:

Tiền có thể sử dụng tại ngày chốt: 220 triệu đồng

Các khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tính từ cùng ngày chốt: 480 triệu đồng

Khoảng cách 260 triệu đồng này chưa có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn thiếu tiền 260 triệu.

Trong 30 ngày tới, doanh nghiệp có thể còn thu tiền từ khách hàng, nhận tiền từ các đơn hàng mới hoặc có những khoản tiền khác về tài khoản.

Nhưng con số đó buộc doanh nghiệp phải trả lời sớm:

Khoản tiền nào dự kiến thực thu trước ngày các nghĩa vụ này đến hạn?

Nếu câu trả lời còn mơ hồ, cần mở bảng dự báo dòng tiền để xem theo từng tuần.

Đừng đọc 7 con số như 7 ô riêng biệt

Giá trị lớn nhất xuất hiện khi đặt chúng cạnh nhau.

Ví dụ một doanh nghiệp có số liệu:

Con số	Tháng trước	Tháng này
Doanh thu	1,35 tỷ	1,5 tỷ
Lợi nhuận kế toán trước thuế	140 triệu	90 triệu
Tiền có thể sử dụng tại ngày chốt	350 triệu	220 triệu
Phải thu khách hàng tại ngày chốt	620 triệu	780 triệu
Phải thu quá hạn tại ngày chốt	120 triệu	260 triệu
Hàng tồn kho tại ngày chốt	950 triệu	1,1 tỷ
Các khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tới	410 triệu	480 triệu

Nếu chỉ nhìn doanh thu, tháng này có vẻ tốt hơn.

Nhưng đặt cả 7 con số cạnh nhau sẽ xuất hiện ít nhất ba câu hỏi đáng kiểm tra:

Thứ nhất: vì sao doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm?

Thứ hai: vì sao phải thu, đặc biệt phần quá hạn, tăng mạnh?

Thứ ba: với 220 triệu tiền có thể sử dụng tại ngày chốt và 480 triệu dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tiếp theo, khoản tiền nào dự kiến sẽ thực thu đủ sớm?

Tồn kho cũng tăng thêm 150 triệu đồng, nên đây là một khu vực khác cần mở chi tiết.

Bảy con số chưa cho bạn câu trả lời cuối cùng.

Nhưng chúng giúp bạn biết phải hỏi câu nào trước.

Đừng kết luận từ một con số đứng riêng

Thay vì nhận một bảng như:

hãy yêu cầu có thêm cột so sánh.

Tối thiểu, có thể đặt cạnh:

• tháng trước;
• kế hoạch hoặc ngân sách nếu doanh nghiệp có;
• cùng kỳ năm trước nếu hoạt động mang tính mùa vụ.

Không cần dùng cả ba cách so sánh cho mọi chỉ tiêu.

Mục tiêu là tránh kết luận từ một con số đứng một mình.

Ví dụ tồn kho 1 tỷ đồng có thể là rất cao với doanh nghiệp này nhưng hoàn toàn bình thường với doanh nghiệp khác.

Ngay cả trong cùng một doanh nghiệp, tồn kho 1 tỷ trước mùa cao điểm cũng có thể mang ý nghĩa khác với 1 tỷ sau khi mùa bán hàng đã kết thúc.

Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu kế toán gửi gì mỗi tháng?

Không nhất thiết là một báo cáo dài.

Một trang có thể đủ nếu trên đó có:

7 con số chính → số kỳ trước hoặc kế hoạch để so → ghi chú ngắn cho biến động bất thường.

Ví dụ:

Hoặc:

Như vậy, chủ doanh nghiệp không cần đọc hàng chục tài khoản kế toán trước khi biết vấn đề nằm ở đâu.

Khi một con số có biến động đáng chú ý hoặc đang ở mức cần quan tâm, hãy mở báo cáo chi tiết tương ứng.

Nếu chỉ có 15 phút mỗi tháng, hãy đọc theo thứ tự này

1. Đầu tiên nhìn doanh thu và lợi nhuận để biết kết quả kinh doanh đang thay đổi thế nào.
2. Sau đó nhìn tiền có thể sử dụng tại ngày chốt, tổng phải thu khách hàng và phần phải thu đã quá hạn để biết doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền sẵn dùng, khách còn nợ bao nhiêu và phần nào đang chậm thu.
3. Tiếp theo nhìn tồn kho để biết có thêm vốn đang nằm trong hàng hay không.
4. Cuối cùng đặt tiền có thể sử dụng tại ngày chốt cạnh các khoản dự kiến phải thanh toán trong 30 ngày tính từ cùng ngày đó để biết cần theo dõi dòng tiền gấp đến mức nào.

Bạn không cần hiểu hết mọi tài khoản kế toán để bắt đầu quản trị bằng số.

Nhưng mỗi tháng, bạn nên biết ít nhất:

Bán được bao nhiêu — lời bao nhiêu — tại ngày chốt có bao nhiêu tiền có thể sử dụng — khách còn nợ bao nhiêu — bao nhiêu đã quá hạn — bao nhiêu vốn đang nằm trong hàng — và sắp phải trả bao nhiêu.

Bảy con số đó không thay thế báo cáo kế toán.

Chúng là điểm bắt đầu để chủ doanh nghiệp biết cần nhìn sâu vào đâu trước khi ra quyết định.