Chủ doanh nghiệp đọc bảng cân đối kế toán từ đâu?

Trước hết, bạn đang đọc báo cáo nào?

Trong bài này, “bảng cân đối kế toán” được dùng theo cách gọi quen thuộc và được hiểu là Báo cáo tình hình tài chính — báo cáo cho biết tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm.

Đừng nhầm báo cáo này với Bảng cân đối tài khoản, là bảng thể hiện số dư và số phát sinh Nợ/Có của các tài khoản kế toán.

Đừng đọc từng dòng ngay. Hãy nhìn ba con số lớn trước

Lượt đọc đầu tiên chỉ cần tìm:

• Tổng cộng tài sản
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu

Tài sản cho biết tại thời điểm báo cáo doanh nghiệp đang có những nguồn lực nào được ghi nhận.

Nhìn sang Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu để biết những tài sản đó được hình thành từ đâu: một phần tương ứng với các khoản doanh nghiệp còn phải trả, phần còn lại là vốn chủ sở hữu.

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Giả sử đầu năm tổng tài sản của công ty là 4 tỷ đồng, cuối năm tăng lên 5,2 tỷ đồng.

Chưa nên vội kết luận: “Công ty lớn hơn 1,2 tỷ nên tình hình chắc tốt hơn.”

Hãy nhìn tiếp 1,2 tỷ tăng thêm đó nằm ở đâu và phía nguồn vốn đã thay đổi như thế nào.

Nếu tài sản tăng chủ yếu cùng lúc với khoản vay tăng, câu chuyện sẽ khác với trường hợp tài sản tăng trong khi vốn chủ sở hữu cũng tăng đáng kể.

Tổng tài sản chỉ là điểm bắt đầu. Giá trị nằm ở việc hiểu phần tăng hoặc giảm nằm ở đâu.

Tiếp theo, nhìn tiền – phải thu – hàng tồn kho

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, đây là ba khu vực rất đáng nhìn sớm.

Tiền: doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền tại ngày báo cáo?

Hãy so số cuối kỳ với số đầu kỳ.

Nếu tiền giảm mạnh, đừng dừng ở câu: “Sao công ty làm ăn mà tiền lại giảm?”

Tiền có thể giảm vì nhiều lý do: khách chưa thanh toán, doanh nghiệp mua thêm hàng, mua máy móc, trả nợ hoặc thực hiện những khoản chi khác.

Báo cáo này cho bạn thấy số tiền còn lại tại thời điểm báo cáo, nhưng chưa tự giải thích đầy đủ tiền đã đi đâu trong cả kỳ.

Phải thu khách hàng: đã bán nhưng còn bao nhiêu tiền chưa thu?

Nếu phải thu khách hàng tăng từ 300 triệu lên 700 triệu đồng, câu hỏi hữu ích không phải chỉ là: “Công nợ sao cao vậy?”

Mà là: “700 triệu này là của những khách nào, đến hạn khi nào và có khoản nào đã quá hạn không?”

Bảng cân đối cho bạn thấy số phải thu tại ngày báo cáo. Muốn biết chất lượng của số công nợ đó, cần mở bảng công nợ chi tiết.

Hàng tồn kho: bao nhiêu vốn đang nằm trong hàng?

Hàng tồn kho tăng chưa chắc là xấu.

Doanh nghiệp có thể đang chuẩn bị cho mùa bán hàng mới, nhập hàng cho một hợp đồng lớn hoặc mở rộng quy mô.

Nhưng nếu tồn kho tăng mạnh trong khi bán hàng không tăng tương ứng, đó là tín hiệu để hỏi tiếp:

• tồn kho tăng ở mặt hàng nào;
• hàng mới nhập hay hàng đã nằm lâu;
• có hàng chậm bán không;
• kế hoạch tiêu thụ số hàng này là gì.

Nếu tiền giảm, trong khi phải thu và tồn kho cùng tăng, chưa thể khẳng định nguyên nhân chỉ từ báo cáo này. Nhưng bạn đã biết hai nơi cần kiểm tra đầu tiên.

Sau tài sản ngắn hạn, hãy xem doanh nghiệp đang bỏ vốn dài hạn vào đâu

Tiếp theo là các khoản như tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang hoặc các tài sản dài hạn khác, tùy biểu mẫu và tình hình của doanh nghiệp.

Giả sử tài sản cố định tăng đáng kể trong năm.

Có thể doanh nghiệp vừa:

• mua thêm máy móc;
• mở rộng nhà xưởng;
• đầu tư thiết bị;
• hoặc hoàn thành một dự án đang triển khai.

Chủ doanh nghiệp nên hỏi hai việc:

Khoản đầu tư này phục vụ việc gì?

Doanh nghiệp lấy nguồn tiền nào để thực hiện?

Nếu tài sản dài hạn tăng cùng lúc với khoản vay tăng mạnh, doanh nghiệp cần kiểm thêm khoản vay nào đã tài trợ cho đầu tư, khi nào phải trả và việc trả nợ có tạo áp lực lên dòng tiền hay không.

Không cần phân tích hết hiệu quả đầu tư ngay trên bảng cân đối. Ở lượt đọc này, mục tiêu chỉ là nhận ra doanh nghiệp đang dùng vốn cho những tài sản dài hạn nào.

Sang phía nợ: đừng chỉ hỏi “công ty đang nợ bao nhiêu?”

Nợ phải trả thường gồm nhiều khoản có bản chất rất khác nhau.

Ví dụ:

• còn nợ nhà cung cấp;
• còn khoản phải nộp Nhà nước;
• còn phải trả người lao động;
• có khoản vay;
• hoặc các nghĩa vụ phải trả khác.

Hai doanh nghiệp cùng có 2 tỷ đồng nợ phải trả nhưng tình hình có thể rất khác.

Một doanh nghiệp có thể chủ yếu là khoản mua hàng chưa đến hạn thanh toán.

Doanh nghiệp khác có thể đang có khoản vay lớn sắp đến kỳ trả.

Vì vậy, khi thấy nợ tăng, hãy hỏi: Nợ tăng ở khoản nào? Phải trả cho ai? Khi nào đến hạn?

Nếu biểu mẫu doanh nghiệp sử dụng có tách nợ ngắn hạn và dài hạn, việc tách này còn giúp nhìn rõ phần nghĩa vụ nào cần được thanh toán sớm hơn.

Nợ tăng cũng không đồng nghĩa doanh nghiệp đang gặp vấn đề. Một công ty mở rộng hoạt động có thể sử dụng thêm vốn vay hoặc mua hàng theo hình thức trả chậm.

Điểm cần hiểu là doanh nghiệp đang dùng loại nguồn vốn nào và nghĩa vụ thanh toán đi kèm ra sao.

Vốn chủ sở hữu: phần này không phải là “tiền của chủ đang nằm trong tài khoản”

Sau nợ phải trả là vốn chủ sở hữu.

Nhóm này có thể bao gồm vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối và các khoản khác tùy loại hình, chế độ kế toán và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Một nhầm lẫn dễ gặp là nhìn thấy vốn chủ sở hữu 3 tỷ đồng rồi nghĩ: “Vậy chủ đang có 3 tỷ tiền ở công ty.”

Không phải như vậy.

Vốn chủ sở hữu là một phần của nguồn hình thành tài sản, không phải số dư tiền mặt hay tiền ngân hàng mà chủ có thể nhìn thấy ở một tài khoản riêng.

Nếu vốn chủ sở hữu tăng, hãy hỏi nguyên nhân:

• chủ góp thêm vốn;
• doanh nghiệp tích lũy thêm lợi nhuận;
• hay có biến động khác trong vốn chủ sở hữu.

Nếu muốn biết riêng hoạt động kinh doanh trong kỳ có lãi hay lỗ như thế nào, cần đọc thêm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Không nên dùng một dòng vốn chủ sở hữu để thay cho toàn bộ việc phân tích lợi nhuận.

Ví dụ: đọc một bảng cân đối đơn giản trong 5 phút

Giả sử doanh nghiệp có số liệu tóm tắt như sau:

Chỉ tiêu	Đầu năm	Cuối năm
Tiền	400 triệu	180 triệu
Phải thu khách hàng	500 triệu	800 triệu
Hàng tồn kho	600 triệu	850 triệu
Tài sản dài hạn và tài sản khác	1,5 tỷ	1,67 tỷ
Tổng tài sản	3 tỷ	3,5 tỷ
Nợ phải trả	1,2 tỷ	1,5 tỷ
Vốn chủ sở hữu	1,8 tỷ	2 tỷ

Nếu chỉ nhìn dòng tổng tài sản, bạn sẽ thấy doanh nghiệp tăng từ 3 tỷ lên 3,5 tỷ đồng.

Nhưng đọc thêm vài dòng sẽ thấy một bức tranh đáng hỏi hơn:

Tiền giảm 220 triệu đồng.

Trong cùng thời gian đó:

• phải thu khách hàng tăng 300 triệu;
• tồn kho tăng 250 triệu;
• tài sản dài hạn và tài sản khác tăng 170 triệu;
• nợ phải trả tăng 300 triệu;
• vốn chủ sở hữu tăng 200 triệu.

Các con số này chưa chứng minh rằng tiền giảm vì phải thu hoặc tồn kho tăng. Báo cáo tại hai thời điểm không đủ để kết luận dòng tiền đã di chuyển chính xác như thế nào.

Hãy hỏi tiếp:

• Vì sao khách còn nợ nhiều hơn?
• Tồn kho tăng do chủ động nhập thêm hay có hàng bán chậm?
• Nợ tăng chủ yếu ở nhà cung cấp hay khoản vay?
• Phần tài sản dài hạn tăng thêm là khoản đầu tư nào?

Chỉ cần chuyển từ “đọc số” sang “đặt câu hỏi từ biến động”, báo cáo đã có giá trị quản trị hơn rất nhiều.

Khi biến động lớn, kiểm tiếp ở đâu?

Bảng cân đối cho bạn biết số dư tại ngày báo cáo. Khi một khoản biến động lớn, hãy mở dữ liệu chi tiết phù hợp thay vì cố kết luận từ một dòng số.

Phải thu khách hàng tăng: mở bảng công nợ theo từng khách hàng, ngày đến hạn và tình trạng thanh toán.

Hàng tồn kho tăng: xem chi tiết từng nhóm hàng, thời gian nằm kho và tình trạng tiêu thụ.

Nợ vay tăng: xem lịch trả nợ, kỳ hạn và các khoản sắp phải thanh toán.

Tài sản cố định tăng: xem doanh nghiệp đã mua hoặc hoàn thành tài sản gì và nguồn tiền dùng cho khoản đầu tư đó.

Vốn chủ sở hữu thay đổi: đối chiếu phần vốn góp, kết quả kinh doanh và các biến động vốn liên quan.

Nếu câu hỏi là “doanh nghiệp lời hay lỗ trong kỳ?”, hãy đọc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Nếu câu hỏi là “tiền trong kỳ thực tế vào và ra từ đâu?”, cần xem thêm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và dữ liệu dòng tiền liên quan.

Bảng cân đối rất hữu ích, nhưng không nên bắt một báo cáo trả lời những câu hỏi thuộc về báo cáo khác.

Checklist 30 giây: đọc theo ba lượt

1. Lượt 1: Quy mô tài sản thay đổi thế nào?
2. Lượt 2: Tài sản đang tập trung ở tiền, phải thu, tồn kho hay các khoản đầu tư dài hạn?
3. Lượt 3: Những tài sản đó được hình thành nhiều hơn từ nợ hay từ vốn chủ sở hữu?

Xong ba lượt, mới chọn những khoản biến động lớn để hỏi sâu.

Sau ba lượt đọc, hãy xác định khoản mục nào biến động lớn và cần mở dữ liệu chi tiết nào để hiểu đúng biến động đó.