1. Trước tiên, đừng chỉ nhìn tổng công nợ
Giả sử cuối tháng trước khách hàng còn nợ doanh nghiệp 300 triệu đồng.
Tháng này con số tăng lên 450 triệu đồng.
Chỉ nhìn hai con số đó, chưa thể kết luận tình hình xấu đi.
Có thể doanh nghiệp vừa tăng mạnh doanh số và phần lớn khoản 450 triệu vẫn chưa đến hạn thanh toán.
Nhưng cũng có thể doanh số gần như không tăng, trong khi khách hàng ngày càng trả chậm.
Hai tình huống có cùng con số 450 triệu phải thu, nhưng mức độ rủi ro thu tiền hoàn toàn khác nhau.
Trong sổ kế toán, khoản phải thu cũng cần được theo dõi theo từng khách hàng, nội dung và kỳ hạn. Với chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là biết khoản nào có khả năng thu đúng hạn và khoản nào đang có dấu hiệu khó thu.
Đừng hỏi riêng “khách còn nợ bao nhiêu?”. Hãy hỏi thêm “nợ của ai, đến hạn khi nào và khả năng thu thực tế ra sao?”.
2. Dấu hiệu 1: Phải thu tăng nhanh hơn doanh thu
Nếu doanh nghiệp bán chịu, doanh thu tăng thường kéo theo phải thu tăng.
Điều đó bình thường.
Nhưng nếu phải thu tăng nhanh hơn nhiều so với doanh số trong một thời gian đủ dài, bạn nên tìm nguyên nhân.
Ví dụ:
| Chỉ tiêu | Tháng trước | Tháng này | Biến động |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | 500 triệu | 550 triệu | +10% |
| Phải thu khách hàng cuối kỳ | 200 triệu | 300 triệu | +50% |
Bảng này chưa đủ để kết luận khả năng thu hồi công nợ đang có vấn đề.
Nhưng nó đặt ra một câu hỏi đáng kiểm tra:
Vì sao doanh thu chỉ tăng 10% nhưng tiền khách còn nợ lại tăng 50%?
Có thể do:
- doanh nghiệp bán chịu nhiều hơn;
- thời hạn thanh toán được kéo dài;
- một số khách chưa trả đúng hạn;
- vừa phát sinh đơn hàng lớn cuối kỳ;
- hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn mùa vụ khác với tháng trước.
Vì vậy không nên dùng một tháng riêng lẻ để kết luận.
Hãy so các kỳ có điều kiện kinh doanh tương đối giống nhau; chẳng hạn đừng vội so một tháng cao điểm mùa vụ với một tháng bình thường. Đồng thời, cần xem thêm điều khoản thanh toán.
Điều cần cảnh giác không phải là “phải thu tăng”.
Điều cần cảnh giác là doanh số tiếp tục tăng nhưng khả năng thu tiền không theo kịp tốc độ tăng doanh số.
3. Dấu hiệu 2: Nợ quá hạn chiếm phần ngày càng lớn
Trong bài này, nợ quá hạn được hiểu đơn giản là khoản phải thu đã qua thời hạn thanh toán áp dụng cho khoản nợ đó nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán.
Cần phân biệt hai mốc: ngày đến hạn thanh toán theo thỏa thuận và ngày khách hẹn sẽ trả sau đó. Hai mốc này có thể không trùng nhau.
Một bảng công nợ nên tách ít nhất hai nhóm:
- chưa đến hạn;
- đã quá hạn.
Ví dụ doanh nghiệp có tổng phải thu 600 triệu đồng.
Trường hợp A
- 520 triệu chưa đến hạn;
- 80 triệu quá hạn.
Trường hợp B
- 200 triệu chưa đến hạn;
- 400 triệu quá hạn.
Tổng phải thu đều là 600 triệu đồng.
Nhưng mức độ cần chú ý rất khác nhau.
Bạn có thể theo dõi tỷ lệ nợ quá hạn để xem phần nợ đã quá hạn đang tăng hay giảm qua các kỳ:
Tỷ lệ nợ quá hạn = Nợ quá hạn ÷ Tổng phải thu
Ví dụ:
100 triệu quá hạn / 500 triệu phải thu = 20%
Con số 20% ở đây chỉ là phép đo nội bộ để so sánh giữa các kỳ, không phải một ngưỡng pháp lý quy định rằng vượt 20% là nguy hiểm.
Điều đáng xem là xu hướng:
- tháng trước 10%;
- tháng này 20%;
- tháng sau 28%.
Nếu tổng phải thu không tăng nhiều nhưng phần quá hạn liên tục lớn lên, tình hình thu tiền đang xấu đi.
4. Dấu hiệu 3: Ngày càng nhiều khoản nợ bị quá hạn lâu
Chỉ biết một khoản “đã quá hạn” vẫn chưa đủ.
Khoản quá hạn 3 ngày khác với khoản đã quá hạn 120 ngày.
Doanh nghiệp có thể chia các khoản phải thu theo thời gian đã quá hạn để dễ theo dõi và ưu tiên xử lý.
Ví dụ:
| Nhóm theo dõi | Số tiền |
|---|---|
| Chưa đến hạn | 300 triệu |
| Quá hạn 1–30 ngày | 80 triệu |
| Quá hạn 31–60 ngày | 60 triệu |
| Quá hạn 61–90 ngày | 40 triệu |
| Quá hạn trên 90 ngày | 70 triệu |
| Tổng | 550 triệu |
Các khoảng 1–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày ở đây là cách chia để quản trị và ưu tiên hành động.
Chúng không phải các mốc mà bài này dùng để xác định mức trích lập dự phòng kế toán hoặc thuế.
Điều chủ doanh nghiệp cần quan sát là:
các khoản nợ có đang dần chuyển sang nhóm quá hạn lâu hơn hay không?
Nếu tháng trước phần lớn nợ nằm ở nhóm chưa đến hạn và 1–30 ngày, nhưng vài tháng sau một lượng lớn bắt đầu dồn sang nhóm 61–90 ngày hoặc lâu hơn, đó là tín hiệu cần kiểm tra.
Đừng chỉ nhìn: Tổng nợ có tăng không?
Hãy nhìn thêm: Ngày càng nhiều khoản có bị quá hạn lâu hơn không?
5. Dấu hiệu 4: Quá nhiều tiền đang nằm ở một vài khách hàng
Giả sử tổng phải thu của doanh nghiệp là 800 triệu đồng.
Trong đó:
- khách A nợ 350 triệu;
- khách B nợ 200 triệu;
- toàn bộ khách còn lại nợ 250 triệu.
Như vậy chỉ hai khách hàng đang giữ 550 triệu trong tổng 800 triệu phải thu.
Điều này chưa có nghĩa A hoặc B là khách hàng xấu.
Họ có thể là khách lớn, thanh toán rất tốt và luôn đúng hạn.
Nhưng phần công nợ của doanh nghiệp đang tập trung khá nhiều vào hai khách hàng này.
Câu hỏi nên đặt ra là:
Nếu chỉ riêng việc khách A thanh toán chậm thêm 30 ngày đã khiến doanh nghiệp không đủ tiền trả các khoản đến hạn, dòng tiền đang phụ thuộc quá nhiều vào một khách hàng.
Nếu câu trả lời là “không”, rủi ro dòng tiền đang phụ thuộc khá nhiều vào một khách hàng.
Không cần tự đặt một tỷ lệ cứng kiểu: Một khách chiếm trên X% là nguy hiểm.
Mỗi ngành và mỗi doanh nghiệp khác nhau.
Cách hữu ích hơn là theo dõi:
- khách lớn nhất chiếm bao nhiêu trong tổng phải thu;
- 3 khách lớn nhất chiếm bao nhiêu;
- các khách này trả đúng hạn hay thường xuyên trễ;
- nếu một khách trả chậm, dòng tiền 4–8 tuần tới thay đổi thế nào.
6. Dấu hiệu 5: Ngày hẹn thanh toán liên tục bị dời
Đây là dấu hiệu rất dễ bị bỏ qua nếu chỉ nhìn báo cáo công nợ.
Ví dụ:
Khách hàng còn nợ 120 triệu đồng.
Ban đầu: “Thứ Sáu tuần này em chuyển.”
Đến thứ Sáu: “Cho em sang thứ Tư tuần sau.”
Thứ Tư: “Cuối tháng bên em thanh toán.”
Đến cuối tháng: “Đầu tuần tới nhé.”
Trên sổ, khoản phải thu vẫn là 120 triệu đồng.
Nhưng thông tin quản trị đã thay đổi rất nhiều.
Ngày thu tiền dự kiến ban đầu không còn đáng tin như trước.
Nếu doanh nghiệp đang dùng bảng dự báo dòng tiền 8 tuần, khoản 120 triệu đó cũng phải được xem lại.
Không nên để nó nằm mãi trong tuần gần nhất chỉ vì khách từng hứa sẽ thanh toán.
Ngày thu dự kiến trong bảng dòng tiền phải phản ánh khả năng thu thực tế mới nhất, không phải lời hẹn cũ mà doanh nghiệp đã biết là liên tục bị dời.
Một bảng dự báo dòng tiền chỉ trông đẹp vì khoản phải thu được đặt ở ngày quá lạc quan có thể khiến doanh nghiệp phát hiện thiếu tiền quá muộn.
7. Một khoản nợ nhỏ nhưng quá hạn lâu có cần ưu tiên hơn khoản nợ lớn chưa đến hạn?
Không thể xếp thứ tự chỉ dựa vào số tiền.
Giả sử doanh nghiệp có bốn khách:
| Khách | Số tiền phải thu | Tình trạng |
|---|---|---|
| A | 25 triệu | Quá hạn 5 ngày |
| B | 90 triệu | Quá hạn 70 ngày |
| C | 140 triệu | Quá hạn 40 ngày |
| D | 180 triệu | Chưa đến hạn |
Nếu chỉ sắp theo số tiền, D đứng đầu.
Nhưng D chưa đến hạn, nên chưa chắc là khoản cần đòi trước.
B và C đáng được xem kỹ hơn vì vừa có số tiền đáng kể, vừa đã quá hạn.
Nhưng ngay cả khi đó, cũng chưa nên kết luận máy móc rằng C luôn phải ưu tiên trước B.
Bạn cần biết thêm:
- khách có đang tranh chấp hóa đơn không;
- có xác nhận công nợ không;
- khách từng hứa trả ngày nào;
- lịch sử thanh toán ra sao;
- khách có đang gặp khó khăn hay chỉ vướng thủ tục;
- doanh nghiệp có bằng chứng nào cho thấy khả năng thu giảm không.
Vì vậy bảng công nợ tốt không chỉ cần cột “Số tiền”.
Nó nên có thêm:
- ngày đến hạn;
- số ngày quá hạn;
- lần liên hệ gần nhất;
- ngày khách hẹn trả gần nhất;
- người phụ trách;
- hành động tiếp theo.
8. Khi nào phải thu tăng vẫn có thể bình thường?
Một doanh nghiệp đang tăng trưởng có thể có số phải thu lớn hơn nếu doanh số tăng, khách vẫn thanh toán theo đúng điều khoản và doanh nghiệp đã chuẩn bị đủ tiền để chờ đến ngày thu.
Ngược lại, tổng phải thu có thể không tăng nhiều nhưng chất lượng lại xấu đi nếu nợ quá hạn tăng, ngày càng nhiều khoản bị quá hạn lâu hơn, khách liên tục dời lịch hoặc phần lớn tiền tập trung ở vài khách khó thu.
Vì vậy mục tiêu không phải là: “Phải giảm công nợ bằng mọi giá.”
Mục tiêu là biết khoản nào đang bình thường, khoản nào bắt đầu xấu đi và khoản nào cần hành động trước.
9. Nợ quá hạn và nợ khó đòi không phải cùng một khái niệm
Nợ quá hạn chưa đồng nghĩa nợ khó đòi. Một khoản vừa quá hạn vài ngày chưa có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn không thu được; ngược lại, có khoản chưa đến hạn nhưng đã xuất hiện dấu hiệu cho thấy khả năng thu đúng hạn đang giảm.
Các nhóm 1–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày trong bài chỉ dùng để quản trị và ưu tiên thu nợ, không phải ngưỡng pháp lý để tự tính dự phòng kế toán hoặc thuế.
Nếu cần trích lập dự phòng, phải kiểm quy định riêng. Việc lập và trình bày dự phòng trên báo cáo tài chính thực hiện theo quy định kế toán; còn khoản dự phòng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN có điều kiện và hồ sơ riêng. Phần này kế toán cần rà soát theo quy định hiện hành cho từng khoản nợ.
Trong quản trị hằng tuần, câu hỏi chính vẫn là: khoản nào đang chậm lâu hơn và cần được chú ý trước?
10. Mỗi tuần chỉ cần một bảng ngắn
Chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải đọc toàn bộ sổ kế toán.
Một bảng theo dõi phải thu ngắn có thể gồm:
| Khách hàng | Phải thu | Đến hạn | Quá hạn | Hẹn trả gần nhất | Hành động |
|---|---|---|---|---|---|
| Khách A | … | … | … | … | … |
| Khách B | … | … | … | … | … |
| Khách C | … | … | … | … | … |
Sau đó ưu tiên nhìn những khoản:
- đã quá hạn;
- quá hạn ngày càng lâu;
- số tiền lớn;
- khách nhiều lần dời lịch;
- nếu chưa thu được sẽ làm dòng tiền sắp tới thiếu hụt.
Một bảng quản trị hữu ích phải giúp doanh nghiệp biết khoản nào cần hành động, không chỉ cho biết tổng công nợ hiện giờ bao nhiêu.
11. Checklist 5 phút cho chủ doanh nghiệp
5 câu kiểm nhanh mỗi tuần
- Tổng phải thu đang tăng vì doanh số tăng hay vì khách trả chậm?
- Bao nhiêu tiền đã đến hạn nhưng chưa thu được?
- Phần nợ quá hạn đang tăng hay giảm so với tuần trước?
- Có khoản nào bị kéo dài sang nhóm quá hạn lâu hơn?
- Một hoặc vài khách đang chiếm phần lớn số phải thu không?
5 câu kiểm sâu khi có khoản bất thường
- Có khách nào đã dời ngày thanh toán từ hai lần trở lên?
- Ngày thu tiền trong bảng dự báo dòng tiền đã được cập nhật theo thông tin mới chưa?
- Khoản nào nếu tiếp tục chậm sẽ ảnh hưởng đến lương, nhà cung cấp, thuế hoặc khoản chi lớn sắp tới?
- Ai đang chịu trách nhiệm theo dõi từng khoản?
- Hành động tiếp theo và ngày thực hiện đã rõ chưa?
Nếu bảng công nợ không trả lời được những câu này, doanh nghiệp đang có số liệu kế toán nhưng chưa chắc đã có đủ thông tin để quản trị thu tiền.
Điều chủ doanh nghiệp cần nhớ
Công nợ phải thu lớn chưa chắc đáng sợ.
Điều đáng lo hơn là:
- Nợ quá hạn đang tăng.
- Ngày càng nhiều khoản bị quá hạn lâu.
- Công nợ tập trung vào một vài khách hàng.
- Ngày hẹn thanh toán liên tục bị dời.
- Tiền thực thu về chậm hơn kế hoạch.
Vì vậy, đừng chỉ theo dõi một con số: “Khách đang nợ bao nhiêu?”
Hãy theo dõi thêm: “Khoản nào đến hạn, khoản nào đã quá hạn, đã chậm bao lâu, ai đang giữ phần lớn số tiền và khi nào tiền thực sự có khả năng về?”
Khi nhìn được năm điều đó, danh sách công nợ không còn chỉ là báo cáo của kế toán.
Nó trở thành một công cụ giúp doanh nghiệp ưu tiên thu tiền và bảo vệ dòng tiền trước khi tài khoản bắt đầu căng.
Trao đổi về bài viết
Có câu hỏi về nội dung này? Bạn có thể đặt câu hỏi hoặc xem một vài trao đổi gần đây.