Trước khi khóa sổ kế toán cuối tháng, doanh nghiệp nhỏ cần kiểm tra những gì?

Khóa sổ cuối tháng thực chất là gì?

Trước khi đi vào 5 nhóm cần kiểm tra, có một điểm dễ nhầm: có kỳ kế toán tháng không đồng nghĩa mọi doanh nghiệp đều phải lập một bộ báo cáo tài chính đầy đủ hàng tháng.

Khóa sổ kế toán là việc chốt số liệu của một kỳ sau khi các nghiệp vụ cần thiết đã được ghi nhận và kiểm tra. Lập báo cáo tài chính tháng là chuyện khác: Luật Kế toán yêu cầu lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; các kỳ khác chỉ lập khi pháp luật có yêu cầu tương ứng.

Với doanh nghiệp nhỏ, mốc chốt hàng tháng chủ yếu để kiểm xem số liệu đã được ghi nhận đủ, đã khớp với thực tế và còn vấn đề nào có thể làm thay đổi kết quả hay không.

Trước khi chốt, doanh nghiệp nên trả lời được ba câu hỏi:

Tháng này doanh nghiệp đã ghi nhận đủ chưa? Số liệu có khớp với thực tế không? Có vấn đề nào còn treo có thể làm thay đổi kết quả không?

Nếu chưa trả lời được ba câu này, việc xuất được báo cáo từ phần mềm chưa có nghĩa số liệu đã sẵn sàng để sử dụng.

Nhóm kiểm tra 1: Giao dịch của tháng đã được ghi nhận đủ và đúng kỳ chưa?

Đây là lớp kiểm tra đầu tiên.

Luật Kế toán yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị phải có chứng từ kế toán và chứng từ phải được lập đầy đủ, kịp thời, chính xác.

Vì vậy, trước khi chốt tháng, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“Hóa đơn tháng này đã nhập hết chưa?”

Câu hỏi đúng hơn là:

“Những giao dịch thực sự thuộc tháng này đã được ghi nhận đúng kỳ hoặc đưa vào danh sách cần xử lý chưa?”

Ví dụ, hàng có thể đã giao cho khách vào cuối tháng nhưng hồ sơ bán hàng chưa chuyển đủ sang kế toán. Một dịch vụ có thể đã được doanh nghiệp sử dụng nhưng hóa đơn từ nhà cung cấp đến sau. Một khoản tiền khách chuyển vào tài khoản có thể chưa xác định được đang thanh toán cho hóa đơn nào.

Ở chiều ngược lại, có chứng từ xuất hiện trong tháng cũng chưa đủ để kết luận toàn bộ giá trị phải được phản ánh vào kết quả của chính tháng đó. Nói đơn giản, có chứng từ trong tháng chưa có nghĩa toàn bộ giá trị đều phải tính hết vào doanh thu hoặc chi phí của tháng đó.

Có những khoản cần tiếp tục theo dõi hoặc phân bổ theo bản chất của giao dịch.

Vì vậy, ngày trên hóa đơn không nên được dùng như tiêu chí duy nhất để quyết định một nghiệp vụ thuộc kỳ nào. Kế toán cần nhìn vào bản chất giao dịch, hồ sơ liên quan và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Nhóm kiểm tra 2: Những số dư quan trọng có thể đối chiếu và giải thích được chưa?

Một con số trên sổ sẽ đáng tin hơn nhiều khi doanh nghiệp biết nó đang khớp với dữ liệu nào bên ngoài hoặc với sổ chi tiết nào bên trong.

Cuối tháng, không nhất thiết doanh nghiệp nhỏ phải biến việc này thành một quy trình kiểm toán. Nhưng với các khoản quan trọng, doanh nghiệp cần biết lấy số liệu hoặc hồ sơ nào để kiểm lại.

Nhóm kiểm tra 3: Kết quả kinh doanh của tháng có biến động nào chưa giải thích được không?

Đối chiếu từng tài khoản vẫn chưa đủ.

Trước khi chốt tháng, nên nhìn lại bức tranh tổng thể và hỏi:

Có con số nào thay đổi mạnh nhưng hiện chưa biết vì sao không?

• Doanh thu tăng mạnh nhưng doanh nghiệp chưa giải thích được phần tăng đó đã chuyển thành tiền thu về hay đang nằm ở công nợ phải thu.
• Lợi nhuận tăng nhưng tỷ lệ giá vốn thấp khác thường.
• Hàng tồn kho giảm rất mạnh nhưng doanh số không tăng.
• Chi phí tháng này giảm sâu nhưng hoạt động doanh nghiệp không có thay đổi đáng kể.
• Một khoản phải thu hoặc phải trả tăng đột biến.

Những hiện tượng này không tự động chứng minh sổ sách sai. Chúng chỉ là tín hiệu cho biết nên kiểm thêm trước khi coi bộ số liệu là hoàn tất.

Đây là lý do bước rà soát biến động rất hữu ích đối với doanh nghiệp nhỏ: đôi khi kế toán không cần kiểm lại hàng nghìn giao dịch. Một con số bất thường có thể chỉ đúng khu vực cần quay lại kiểm tra.

Nhóm kiểm tra 4: Các khoản cần xử lý cuối kỳ đã được ghi nhận hoặc phân bổ phù hợp chưa?

Có những vấn đề không thể giải quyết chỉ bằng cách đối chiếu số dư.

Cuối tháng, doanh nghiệp thường cần xem lại một số nhóm như:

• chi phí đã phát sinh nhưng chứng từ hoàn thiện sau;
• chi phí trả trước cần phân bổ;
• khấu hao hoặc phân bổ tài sản;
• lương và các khoản liên quan;
• doanh thu đã đủ điều kiện ghi nhận nhưng hồ sơ đang hoàn thiện;
• hàng đã bán nhưng giá vốn chưa được phản ánh đầy đủ.

Mục tiêu của bước này không phải là “tìm một bút toán cuối tháng để cho số đẹp”.

Mục tiêu là kiểm xem kết quả của tháng có đang phản ánh tương đối đúng những gì thực sự đã xảy ra hay không.

Nếu một khoản chưa đủ căn cứ để xử lý, không nên tự đoán. Hãy đưa khoản đó vào danh sách vấn đề còn mở; nếu ước tính được giá trị có thể bị ảnh hưởng, có thể ghi riêng để theo dõi, nhưng không dùng con số ước tính đó để hạch toán khi chưa có căn cứ phù hợp.

Nhóm kiểm tra 5: Những vấn đề chưa xử lý xong đã được nhìn thấy chưa?

Một kỳ kế toán không nhất thiết chỉ được coi là có kiểm soát khi mọi việc đều hoàn hảo.

Trong thực tế, cuối tháng có thể vẫn còn một vài khoản chưa xác nhận được, chẳng hạn khách hàng chưa trả lời đối chiếu, hóa đơn nhà cung cấp chưa về, một giao dịch ngân hàng chưa xác định rõ nội dung hoặc một chênh lệch kho đang được kiểm tra.

Điểm nguy hiểm không phải lúc nào cũng là “còn vấn đề”.

Điểm nguy hiểm hơn là:

có vấn đề nhưng không ai biết nó đang tồn tại.

Vì vậy, doanh nghiệp nên có một danh sách ngắn các vấn đề còn mở. Mỗi vấn đề ít nhất cần trả lời được: đang vướng việc gì, số liệu nào có thể bị ảnh hưởng, ai đang xử lý và khi nào cần kiểm lại.

Nếu chưa biết chính xác số tiền ảnh hưởng, có thể ghi rõ là chưa xác định thay vì ép kế toán đưa ra một con số thiếu căn cứ.

Ví dụ: báo cáo đã xuất được nhưng tháng vẫn chưa nên chốt

Một doanh nghiệp thương mại chuẩn bị chốt số liệu tháng 9.

Phần mềm cho thấy doanh thu và lợi nhuận đều tăng. Số dư ngân hàng cũng đã khớp với sao kê.

Nhìn qua, có vẻ tháng đã có thể đóng.

Nhưng khi rà lại các biến động, kế toán phát hiện ba điểm.

• Một nhóm hàng đang có tồn kho âm trên hệ thống.
• Một khách hàng đã nhận hàng cuối tháng nhưng công nợ chi tiết chưa phản ánh đúng theo hồ sơ giao hàng.
• Tỷ lệ lợi nhuận gộp tăng mạnh so với các tháng trước nhưng doanh nghiệp không thay đổi giá bán hay cơ cấu sản phẩm.

Ba dấu hiệu này chưa cho biết số liệu sai ở đâu hoặc sai bao nhiêu.

Nhưng chúng đủ để nói rằng:

bộ số liệu chưa nên được coi là hoàn tất cho đến khi nguyên nhân được làm rõ.

Sau khi kiểm lại, có thể chỉ có một lỗi nhập liệu nhỏ. Cũng có thể giá vốn của một nhóm hàng chưa được ghi nhận hoặc một giao dịch chưa được ghi nhận đúng kỳ.

Điều quan trọng là doanh nghiệp đã phát hiện vấn đề trước khi dùng con số lợi nhuận đó để quyết định thưởng, chia tiền hoặc lên kế hoạch chi tiêu cho tháng sau.

Một tháng có thể coi là đã khóa khi nào?

Không cần đặt mục tiêu rằng mọi tài khoản phải “đẹp”.

Trước khi coi tháng đã khóa, doanh nghiệp có thể kiểm lại 5 câu hỏi:

• Những giao dịch quan trọng đã được ghi nhận đủ chưa?
• Những số dư quan trọng có căn cứ và đối chiếu hợp lý chưa?
• Các biến động lớn đã có lời giải thích chưa?
• Những khoản cuối kỳ cần xử lý đã được xem xét chưa?
• Vấn đề còn mở đã được ghi nhận và có người theo dõi chưa?

Nếu năm câu hỏi trên đều có câu trả lời rõ ràng, bộ số liệu tháng đã ở trạng thái đáng tin hơn nhiều để phục vụ quản trị.

Khi đó, giá trị của khóa sổ không nằm ở một dấu tích “đã hoàn thành” trong phần mềm. Giá trị thật là chủ doanh nghiệp có thể nhìn vào số liệu và biết rằng:

tiền đang còn bao nhiêu, khách hàng đang nợ bao nhiêu, doanh nghiệp đang nợ ai, hàng đang nằm ở đâu, tháng vừa rồi tạo ra kết quả gì và con số nào vẫn còn cần thận trọng.

Ngược lại, nếu lợi nhuận đang biến động lớn mà chưa biết nguyên nhân, công nợ không khớp chi tiết, tồn kho âm kéo dài hoặc còn giao dịch quan trọng chưa được đưa vào sổ, việc “đóng tháng cho kịp lịch” chỉ làm vấn đề bị đẩy sang kỳ sau.

Một bộ số liệu được chốt muộn hơn một chút nhưng các vấn đề quan trọng đã được nhận diện thường hữu ích hơn một báo cáo phát hành rất nhanh nhưng bên trong còn nhiều chênh lệch chưa được giải thích.