Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH năm 2026 gồm những khoản nào?

Muốn xác định đúng, doanh nghiệp nên xem riêng từng khoản: đó là lương, phụ cấp, khoản bổ sung, thưởng hay phúc lợi, và khoản đó được thỏa thuận như thế nào.

Trước hết: đừng lấy tổng tiền nhân viên nhận rồi tính BHXH

Đây là chỗ doanh nghiệp nhỏ rất dễ nhầm.

Ví dụ một nhân viên trong tháng nhận:

Tổng tiền người lao động nhận có thể là 15 triệu đồng, nhưng không vì vậy mà 15 triệu đồng đều trở thành căn cứ đóng BHXH.

Doanh nghiệp phải xem từng khoản thuộc nhóm nào, được thỏa thuận ra sao và có ổn định trong mỗi kỳ trả lương hay không.

tách từng khoản thu nhập → xác định đó là lương, phụ cấp, khoản bổ sung hay thưởng/phúc lợi → kiểm điều kiện → cộng những khoản thuộc căn cứ đóng.

1. Mức lương theo công việc hoặc chức danh

Đây là phần dễ nhận diện nhất.

Hiểu đơn giản, đây là mức lương theo tháng của công việc hoặc chức danh mà doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận trong hợp đồng lao động, trên cơ sở thang, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng.

Ví dụ: Một kế toán được thỏa thuận mức lương theo công việc là 10 triệu đồng/tháng.

Khoản 10 triệu đồng này thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Điểm doanh nghiệp cần kiểm đầu tiên là mức ghi trong hợp đồng lao động có khớp với thang, bảng lương và thực tế trả lương hay không.

2. Phụ cấp lương: không phải khoản nào mang tên “phụ cấp” cũng xử lý giống nhau

Trước hết, hãy nhìn lý do doanh nghiệp trả thêm khoản đó.

Nếu công việc có thêm trách nhiệm quản lý, điều kiện làm việc khó hơn, điều kiện sinh hoạt đặc thù hoặc cần thu hút lao động mà mức lương chính chưa phản ánh đầy đủ, khoản trả thêm có thể là phụ cấp lương.

Ví dụ, doanh nghiệp trả cố định 1 triệu đồng/tháng cho trưởng nhóm vì vị trí này có thêm trách nhiệm quản lý. Nếu khoản này thực sự là phụ cấp lương và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, nó thuộc căn cứ đóng BHXH.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP cũng loại trừ khoản phụ cấp có mức chi thay đổi theo năng suất, quá trình làm việc hoặc mức độ hoàn thành công việc. Vì vậy, đừng chỉ nhìn tên “phụ cấp”; hãy xem khoản tiền thực tế được xác định và trả như thế nào.

3. Khoản bổ sung khác: cần kiểm số tiền, thỏa thuận và cách trả

Trước hết, hãy xác định đây có thực sự là khoản bổ sung tiền lương hay không. Nếu đúng, tiếp tục kiểm ba điều kiện:

1. Số tiền của khoản bổ sung được xác định cụ thể cùng với mức lương theo công việc hoặc chức danh.
2. Được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
3. Được trả thường xuyên và ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Ví dụ, hợp đồng ghi lương theo công việc 10 triệu đồng và khoản bổ sung cố định 1,5 triệu đồng/tháng. Nếu khoản 1,5 triệu được xác định rõ và trả đều mỗi kỳ lương thì thuộc nhóm cần tính vào căn cứ đóng BHXH.

Ngược lại, khoản bổ sung lên xuống theo năng suất hoặc kết quả thực hiện công việc không phải khoản bổ sung cố định, ổn định nói trên.

4. Thưởng theo kết quả công việc có phải đóng BHXH không?

Thưởng phụ thuộc kết quả công việc và biến động theo từng tháng không giống một khoản bổ sung cố định.

Ví dụ, doanh nghiệp trả thưởng theo kết quả kinh doanh hoặc mức hoàn thành công việc, tháng cao tháng thấp tùy kết quả thực tế. Khoản này cần được tách khỏi khoản bổ sung có số tiền xác định rõ và được trả ổn định mỗi kỳ lương.

Điểm quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp đặt tên khoản đó là “KPI”, “thưởng hiệu quả” hay một tên khác. Khi rà hồ sơ, hãy xem cách khoản tiền được xác định và điều kiện để người lao động được hưởng.

5. Tiền ăn, xăng xe, điện thoại, nhà ở có phải tính đóng?

Đây là nhóm doanh nghiệp hỏi rất nhiều. Có thể gom các khoản thường gặp thành ba nhóm để dễ nhớ:

• Ăn uống: tiền ăn giữa ca và các khoản hỗ trợ tương tự được ghi riêng;
• Đi lại và sinh hoạt: xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở;
• Phúc lợi cá nhân hoặc gia đình: giữ trẻ, nuôi con nhỏ, sinh nhật, kết hôn, thân nhân qua đời hoặc hỗ trợ khi gặp hoàn cảnh khó khăn.

Tiền thưởng, thưởng sáng kiến và các chế độ, phúc lợi khác nếu được ghi thành mục riêng theo đúng hướng dẫn thì không phải là mức lương, phụ cấp lương hoặc khoản bổ sung khác dùng làm căn cứ đóng BHXH.

Không nên hiểu rằng chỉ cần đổi tên một phần lương thành xăng xe, điện thoại hoặc hỗ trợ là tự động được loại khỏi căn cứ đóng.

Khi kiểm một khoản, phải nhìn vào thỏa thuận thực tế, mục đích của khoản chi và cách doanh nghiệp trả cho người lao động.

6. Một ví dụ hoàn chỉnh

Giả sử hợp đồng của một nhân viên quy định:

Trong tình huống này, nếu các điều kiện hồ sơ đều đúng như mô tả, căn cứ đóng BHXH không phải là toàn bộ số tiền nhân viên nhận trong tháng.

Cần phân loại từng khoản thu nhập trước, rồi mới xác định khoản nào phải tính đóng BHXH.

7. Tiền lương đóng BHXH có mức thấp nhất và cao nhất không?

Có, nhưng cần tách ba khái niệm thường bị nhầm với nhau:

Hai giai đoạn trong năm 2026

Mức tham chiếu 2,53 triệu đồng từ 01/07/2026 không có nghĩa doanh nghiệp có thể lấy 2,53 triệu đồng làm mức lương công việc cho một nhân viên làm việc toàn thời gian. Mức lương theo công việc vẫn phải đáp ứng quy định về lương tối thiểu vùng.

Mức lương tối thiểu tháng áp dụng từ 01/01/2026 là:

Mức tham chiếu dùng cho sàn/trần BHXH; lương tối thiểu vùng dùng để kiểm mức lương theo công việc. Hai con số này không nên gộp làm một.

8. Nếu thuộc chế độ lương do Nhà nước quy định thì cách tính khác

9. 5 câu hỏi giúp doanh nghiệp kiểm một khoản thu nhập

Khi chưa chắc một khoản có phải tính đóng BHXH hay không, bạn có thể kiểm lần lượt:

1. Đây là lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương hay một khoản bổ sung?
2. Khoản này có được thỏa thuận trong hợp đồng lao động không?
3. Có xác định được số tiền cụ thể hay không?
4. Khoản này được trả đều, ổn định hay thay đổi theo năng suất hoặc kết quả công việc?
5. Hay thực chất đây là tiền thưởng, chế độ hoặc phúc lợi được ghi riêng?

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi:

“Khoản này tên là gì?”

Hãy bắt đầu bằng:

“Khoản này được trả vì lý do gì, được xác định ra sao và được ghi nhận thế nào trong hồ sơ lao động?”

10. Ba lỗi doanh nghiệp dễ mắc

Lấy tổng thu nhập làm căn cứ đóng

Tổng tiền người lao động thực nhận có thể gồm lương, thưởng và các khoản phúc lợi. Vì vậy, số tiền thực nhận không phải lúc nào cũng là số tiền dùng để tính đóng BHXH.

Cần xem từng khoản là khoản gì trước khi xác định khoản nào phải tính đóng BHXH.

Chỉ nhìn tên khoản tiền

Một khoản mang tên “phụ cấp” chưa đủ để kết luận phải tính đóng. Ngược lại, một khoản không mang tên “phụ cấp” cũng chưa thể vì thế mà loại khỏi căn cứ đóng.

Cần xem khoản đó được trả vì lý do gì, cách xác định số tiền và điều kiện được hưởng.

Dùng nhầm mức áp dụng giữa các thời điểm trong năm

Năm 2026, các mức liên quan không thay đổi cùng một thời điểm. Mức lương cơ sở thay đổi từ ngày 01/07, kéo theo thay đổi mức tham chiếu và mức trần căn cứ đóng BHXH. Trong khi đó, mức lương tối thiểu vùng năm 2026 được áp dụng từ ngày 01/01 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

Khi tính BHXH, cần kiểm tra mức đang áp dụng tại đúng thời điểm tính.

Điều doanh nghiệp cần nhớ

Với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, đừng hỏi đơn giản:

“Lương tháng này bao nhiêu?”

Để tính đúng căn cứ BHXH, nên hỏi:

mức lương theo công việc bao nhiêu → có phụ cấp nào thuộc căn cứ đóng → có khoản bổ sung cố định, thường xuyên nào → khoản nào thực chất là thưởng hoặc phúc lợi → sau cùng mới kiểm sàn và trần áp dụng.

Phân loại đúng từng khoản thu nhập ngay từ đầu sẽ giúp hợp đồng lao động, bảng lương và dữ liệu BHXH nhất quán hơn, đồng thời tránh cộng thiếu hoặc cộng cả những khoản không thuộc căn cứ đóng.