Những ai thuộc diện BHXH bắt buộc năm 2026?

Từ năm 2026, việc xác định ai phải tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc không còn đơn giản là nhìn xem người đó có ký một tờ giấy mang tên “hợp đồng lao động” hay không.

Luật BHXH năm 2024 đã mở rộng phạm vi tham gia từ ngày 01/07/2025. Đến năm 2026, doanh nghiệp còn phải lưu ý thêm những trường hợp như người làm việc không trọn thời gian, người quản lý không hưởng lương, một số chủ hộ kinh doanh và người làm việc theo hợp đồng có tên gọi khác nhưng bản chất vẫn là quan hệ lao động.

Vì vậy, khi rà nhân sự, câu hỏi nên đặt ra không phải chỉ là:

“Người này ký loại hợp đồng gì?”

Mà là:

“Người này thực tế làm việc theo quan hệ nào và có thuộc một trong các nhóm pháp luật quy định phải tham gia BHXH bắt buộc hay không?”

Năm 2026 đang áp dụng những quy định BHXH nào?

Luật BHXH số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Nghị định 158/2025/NĐ-CP, cũng có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, quy định chi tiết nhiều nội dung về BHXH bắt buộc.

Do đó, năm 2026 không phải là thời điểm bắt đầu một Luật BHXH hoàn toàn mới. Phần lớn quy định về đối tượng đã được áp dụng từ nửa cuối năm 2025.

Tuy nhiên, năm 2026 vẫn có những điểm cần cập nhật. Đáng chú ý nhất với doanh nghiệp nhỏ là cách xác định chủ hộ kinh doanh thuộc BHXH bắt buộc, do chính sách thuế đối với hộ kinh doanh đã thay đổi từ đầu năm 2026.

1. Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng

Đây là nhóm doanh nghiệp gặp nhiều nhất.

Người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo:

• hợp đồng lao động không xác định thời hạn; hoặc
• hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên

thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Điểm cần chú ý là pháp luật không chỉ nhìn vào tên hợp đồng.

Nếu hai bên ký một văn bản mang tên khác nhưng nội dung thể hiện:

• có công việc phải thực hiện;
• có trả công hoặc tiền lương;
• và một bên có quyền quản lý, điều hành, giám sát bên kia,

thì vẫn phải xem xét theo quy định về đối tượng BHXH bắt buộc.

Đừng chỉ nhìn chữ “cộng tác viên”

Ví dụ, doanh nghiệp gọi một người là “cộng tác viên”, nhưng người này làm việc đều đặn, nhận khoản tiền cố định và chịu sự phân công, quản lý, giám sát của doanh nghiệp.

Trong trường hợp như vậy, chỉ riêng tên “hợp đồng cộng tác viên” chưa đủ để kết luận người đó nằm ngoài BHXH bắt buộc.

Ngược lại, một cá nhân thực sự cung cấp dịch vụ độc lập cũng không nên bị tự động xem là người lao động chỉ vì họ làm việc cho doanh nghiệp.

Điểm cần xác định là cách người đó thực tế làm việc: có công việc cụ thể, có trả công và có chịu sự quản lý, điều hành hoặc giám sát của doanh nghiệp hay không. Tên hợp đồng không tự quyết định một người có thuộc BHXH bắt buộc hay không.

2. Người làm việc không trọn thời gian cũng có thể phải tham gia

Luật BHXH năm 2024 đã quy định rõ hơn với người làm việc không trọn thời gian.

Người làm bán thời gian không mặc nhiên được miễn BHXH. Trước hết, phải xác định họ có thuộc quan hệ lao động nêu ở trên hay không. Nếu có, tiếp theo mới kiểm tra tiền lương trong tháng có bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất hay không.

Làm bán thời gian không mặc nhiên được miễn BHXH.

Cần kiểm trước quan hệ lao động, sau đó kiểm mức tiền lương trong tháng có đạt ngưỡng áp dụng hay không.

Với nhóm làm việc không trọn thời gian, ngưỡng cần kiểm là mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất. Từ ngày 01/07/2026, mức này là 2.530.000 đồng/tháng, tương ứng mức tham chiếu hiện hành.

Nói thực tế: sau khi xác định người đó thuộc quan hệ lao động, nếu tiền lương trong tháng đạt từ mức này trở lên thì họ đáp ứng điều kiện tiền lương của nhóm part-time thuộc BHXH bắt buộc. Vẫn cần kiểm thêm trường hợp loại trừ nếu có.

3. Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương

Luật tiếp tục quy định một số người quản lý doanh nghiệp và một số chức danh quản lý tương ứng có hưởng tiền lương thuộc diện BHXH bắt buộc.

Nhóm này có thể gồm người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn; cùng một số chức danh quản lý tại hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo điều kiện luật định.

Với doanh nghiệp nhỏ, trường hợp thường gặp là giám đốc hoặc người quản lý vừa giữ chức danh quản lý vừa nhận lương.

Không nên xác định chỉ bằng việc người đó có phải “nhân viên bình thường” hay không.

Cần xem đúng chức danh của họ và họ có hưởng tiền lương hay không.

4. Một số người quản lý không hưởng lương cũng thuộc diện BHXH bắt buộc

Đây là một trong những thay đổi đáng chú ý của Luật BHXH năm 2024.

Một số người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn và chức danh quản lý tại hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã không hưởng tiền lương vẫn thuộc đối tượng BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp có thể từng quen với suy nghĩ “không nhận lương thì không đóng BHXH”.

Với một số chức danh quản lý, không hưởng lương vẫn có thể thuộc diện BHXH bắt buộc; cần kiểm đúng chức danh và điều kiện áp dụng.

Vì vậy, khi rà hồ sơ năm 2026, doanh nghiệp nên lập riêng danh sách:

• người đại diện theo pháp luật;
• thành viên quản lý;
• kiểm soát viên;
• người đại diện vốn;
• các chức danh quản lý khác;

sau đó kiểm tra từng trường hợp theo đúng chức danh pháp lý và việc có hay không hưởng tiền lương.

5. Chủ hộ kinh doanh: năm 2026 phải đặc biệt chú ý ngưỡng doanh thu

Luật BHXH 2024 đưa chủ hộ kinh doanh của hộ có đăng ký kinh doanh vào phạm vi BHXH bắt buộc theo lộ trình do Chính phủ quy định. Để tránh nhầm các mốc, có thể nhìn theo thời gian:

Thời điểm	Nhóm cần lưu ý
01/07/2025–31/12/2025	Chủ hộ của hộ đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thuộc diện bắt buộc theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Năm 2026	Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại thời điểm tháng 9/2026, chủ hộ có đăng ký kinh doanh, kê khai doanh thu năm trên 1 tỷ đồng và thuộc diện phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN thì thuộc BHXH bắt buộc. Chủ hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống hiện chưa thuộc nhóm bắt buộc này và có thể tham gia BHXH tự nguyện nếu đủ điều kiện.
Từ 01/07/2029	Theo lộ trình hiện hành, nhóm chủ hộ có đăng ký kinh doanh còn lại tiếp tục được đưa vào diện BHXH bắt buộc.

Ngoại lệ cần kiểm riêng: chủ hộ đã đủ tuổi nghỉ hưu theo Bộ luật Lao động về nguyên tắc không thuộc BHXH bắt buộc theo nhóm chủ hộ. Tuy nhiên, nếu còn thiếu tối đa 06 tháng đóng BHXH để đủ điều kiện hưởng lương hưu hằng tháng, pháp luật cho phép đóng tiếp một lần cho số tháng còn thiếu; vì vậy cần kiểm riêng trường hợp này trước khi kết luận. Căn cứ: khoản 7 Điều 33 Luật BHXH.

Khi xác định chủ hộ thuộc BHXH bắt buộc trong năm 2026, phải kiểm theo điều kiện áp dụng hiện hành của năm 2026, thay vì dùng máy móc tiêu chí kê khai thuế của năm 2025.

6. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc BHXH bắt buộc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, Luật loại trừ một số trường hợp, gồm:

• di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định;
• tại thời điểm giao kết hợp đồng đã đủ tuổi nghỉ hưu theo Bộ luật Lao động;
• trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Do đó, doanh nghiệp có lao động nước ngoài không nên chỉ kiểm thời hạn hợp đồng. Cần kiểm luôn tình trạng điều chuyển nội bộ, tuổi tại thời điểm ký hợp đồng và điều ước quốc tế có liên quan nếu có.

7. Ngoài doanh nghiệp thông thường còn những nhóm nào?

Điều 2 Luật BHXH 2024 còn quy định nhiều nhóm BHXH bắt buộc khác, chẳng hạn:

• cán bộ, công chức, viên chức;
• một số lực lượng quốc phòng, công an, cơ yếu;
• dân quân thường trực;
• người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
• vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và được hưởng chế độ sinh hoạt phí;
• người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố;
• các nhóm quản lý và chức danh khác được Luật quy định.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, không cần đưa toàn bộ các nhóm này vào quy trình nhân sự hằng tháng nếu doanh nghiệp không phát sinh.

Điều quan trọng là nhận diện đúng những nhóm có thể xuất hiện trong chính doanh nghiệp mình.

Những trường hợp dễ nhầm là phải tham gia nhưng thực tế cần tách riêng

Người đang hưởng lương hưu

Luật BHXH quy định người đang hưởng lương hưu thuộc trường hợp không tham gia BHXH bắt buộc.

Vì vậy, một người đã nghỉ hưu, đang nhận lương hưu hằng tháng rồi ký hợp đồng đi làm lại không vì hợp đồng mới mà tự động quay lại BHXH bắt buộc.

Cần phân biệt “đang hưởng lương hưu” với “đã đủ tuổi nghỉ hưu”. Với chủ hộ kinh doanh và một số người quản lý không hưởng lương, chỉ cần đã đủ tuổi nghỉ hưu thì về nguyên tắc có thể nằm ngoài nhóm BHXH bắt buộc dù chưa hưởng lương hưu. Nhưng nếu còn thiếu tối đa 06 tháng đóng BHXH để đủ điều kiện hưởng lương hưu hằng tháng, cần kiểm ngoại lệ đóng tiếp một lần như đã nêu ở trên.

Người giúp việc gia đình

Người lao động là người giúp việc gia đình cũng được Luật liệt kê trong nhóm không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Thử việc: phải xem thử việc được ký theo cách nào

Đây là trường hợp rất dễ trả lời sai.

Nếu hai bên ký hợp đồng thử việc riêng theo pháp luật lao động thì người thử việc không thuộc BHXH bắt buộc theo trường hợp này.

Nhưng nếu doanh nghiệp ký ngay hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên và trong hợp đồng có quy định thời gian đầu là thử việc, thì thời gian thử việc đó vẫn nằm trong hợp đồng lao động và vẫn thuộc BHXH bắt buộc.

Không thể dùng một quy tắc chung rằng cứ đang thử việc là không đóng BHXH.

Phải nhìn loại hợp đồng thực tế đã ký: hợp đồng thử việc riêng hay hợp đồng lao động đã có nội dung thử việc.

Thuộc diện BHXH không có nghĩa tháng nào cũng đóng giống nhau

Một điểm nữa doanh nghiệp nên phân biệt:

xác định có thuộc diện BHXH bắt buộc hay không → tháng đó có phải đóng hay không → căn cứ đóng là bao nhiêu.

Đây là ba câu hỏi có liên quan nhưng không phải một.

Hai tình huống dễ nhầm về mốc 14 ngày

Trường hợp thường gặp: với một số nhóm người lao động theo hợp đồng, nếu không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì về nguyên tắc không phải đóng BHXH tháng đó, trừ khi người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận tiếp tục đóng theo căn cứ đóng BHXH tháng gần nhất. Quy tắc này áp dụng cho các nhóm được Luật liệt kê tại khoản 5 Điều 33, trong đó có người lao động làm việc theo hợp đồng; một số nhóm đặc thù có cách xử lý riêng.

Trường hợp dễ nhầm: nếu ngay tháng đầu làm việc hoặc tháng đầu trở lại làm việc người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn phải đóng BHXH của tháng đó.

Vì vậy, mốc “14 ngày” không nên được dùng như một công thức chung cho mọi đối tượng và mọi tình huống.

Điều này không có nghĩa người lao động đã vĩnh viễn ra khỏi diện BHXH bắt buộc.

Người có nhiều hợp đồng lao động thì đóng ở đâu?

Nếu người lao động thuộc nhóm HĐLĐ và giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động, Luật BHXH quy định họ tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên, kèm quy định xử lý khi hợp đồng đó tạm hoãn.

Không nên kết luận rằng có hợp đồng với công ty khác thì doanh nghiệp mình chắc chắn không còn nghĩa vụ liên quan.

Cần xác định hợp đồng nào được dùng để tham gia BHXH và nghĩa vụ của từng bên.

5 câu hỏi giúp doanh nghiệp tự rà nhân sự

Thay vì bắt đầu bằng danh sách những người đang có mã BHXH trên phần mềm, doanh nghiệp nên bắt đầu từ toàn bộ người thực tế đang làm việc hoặc giữ chức danh quản lý.

• Người này thực tế làm việc theo quan hệ gì? Là người lao động, người cung cấp dịch vụ độc lập, chủ hộ, người quản lý hay nhóm khác?
• Có hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng không? Nếu văn bản mang tên khác, nội dung có thể hiện việc làm có trả công và chịu quản lý, điều hành, giám sát hay không?
• Người này có thuộc một nhóm đặc biệt không? Ví dụ làm việc không trọn thời gian, người quản lý không hưởng lương, chủ hộ kinh doanh hoặc lao động nước ngoài.
• Có thuộc trường hợp không phải tham gia không? Ví dụ đang hưởng lương hưu hoặc là người giúp việc gia đình. Với chủ hộ và một số người quản lý không hưởng lương, kiểm thêm điều kiện về tuổi nghỉ hưu và ngoại lệ còn thiếu tối đa 06 tháng đóng BHXH.
• Nếu thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp đã đăng ký đúng chưa? Người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn luật định; thủ tục hiện hành xác định thời hạn này là 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.

Ba lỗi doanh nghiệp nhỏ dễ mắc nhất

Chỉ rà những người đã có tên trên danh sách BHXH

Cách này không phát hiện được người đáng lẽ phải tham gia nhưng đang bị bỏ sót.

Danh sách nên bắt đầu từ người thực tế đang làm việc và giữ chức danh, sau đó mới đối chiếu với danh sách BHXH.

Cho rằng đổi tên hợp đồng là đổi được nghĩa vụ BHXH

Tên “cộng tác viên”, “hợp đồng dịch vụ” hay một tên gọi khác không tự quyết định nghĩa vụ nếu nội dung thực tế vẫn thể hiện quan hệ lao động theo tiêu chí của Luật.

Áp dụng lại nguyên hướng dẫn năm 2025 cho chủ hộ kinh doanh

Năm 2026, việc xác định chủ hộ thuộc diện BHXH bắt buộc đã chịu ảnh hưởng của thay đổi chính sách thuế hộ kinh doanh.

Vì vậy, tài liệu nội bộ được lập từ giữa năm 2025 cần được kiểm tra lại trước khi tiếp tục sử dụng.

Điều chủ doanh nghiệp cần nhớ

BHXH bắt buộc năm 2026 không còn chỉ xoay quanh nhóm nhân viên làm đủ giờ với một hợp đồng lao động thông thường.

Các trường hợp cần chú ý nhất trong doanh nghiệp hiện nay là:

• người làm theo HĐLĐ từ đủ 1 tháng;
• người làm việc theo thỏa thuận mang tên khác nhưng bản chất là quan hệ lao động;
• người làm việc không trọn thời gian đủ điều kiện;
• người quản lý có hoặc không hưởng lương;
• một số chủ hộ kinh doanh;
• lao động nước ngoài đủ điều kiện.

Ngược lại, cũng không nên thấy một người đang làm việc cho doanh nghiệp rồi mặc định tất cả đều phải đóng giống nhau.

Xác định đúng quan hệ làm việc → kiểm nhóm đối tượng → kiểm trường hợp loại trừ → sau đó mới xử lý đăng ký và đóng BHXH.

Nếu doanh nghiệp xác định đúng nhóm của từng người ngay từ đầu, các bước tính mức đóng, báo tăng giảm và xử lý hồ sơ sau đó sẽ rõ ràng hơn nhiều.