Hộ kinh doanh 2026 cần ghi sổ và lưu chứng từ gì theo Thông tư 152?

1. Trước hết, hãy xác định hộ của bạn thuộc nhóm nào

Thông tư 152 xác định bộ sổ theo nghĩa vụ thuế và phương pháp tính thuế hộ đang áp dụng, chứ không chỉ dựa vào một mốc doanh thu.

Tuy nhiên, khi đặt Thông tư 152 trong khung thuế hiện hành năm 2026, mốc doanh thu giúp chủ hộ định hướng khá nhanh. Theo quy định đã được cập nhật trong năm 2026, hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN. Khi doanh thu trên 1 tỷ đồng, phương pháp tính thuế bắt đầu quyết định bộ sổ cần sử dụng.

Bạn chưa cần nhớ tên các mẫu sổ. Trước hết, hãy xác định hộ đang thuộc diện không chịu GTGT và không phải nộp TNCN hay đang phải nộp thuế; nếu phải nộp TNCN, cần biết hộ đang tính theo tỷ lệ trên doanh thu hay theo thu nhập tính thuế.

Với hoạt động kinh doanh thông thường, có thể dùng bảng này để định hướng:

Trường hợp của hộ	Cách tính thuế liên quan	Sổ theo TT152
Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống	Không chịu GTGT, không phải nộp TNCN	S1a-HKD
Doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng và áp dụng TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu	GTGT theo tỷ lệ doanh thu; TNCN theo tỷ lệ doanh thu	S2a-HKD
Doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng nhưng lựa chọn tính TNCN trên thu nhập	GTGT theo tỷ lệ doanh thu; TNCN trên doanh thu trừ chi phí	S2b, S2c, S2d, S2e-HKD
Doanh thu trên 3 tỷ đồng và thuộc năm phải áp dụng TNCN trên thu nhập	GTGT theo tỷ lệ doanh thu; TNCN trên thu nhập tính thuế	S2b, S2c, S2d, S2e-HKD

Khung thuế hiện hành cho phép cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng đến 3 tỷ đồng lựa chọn giữa phương pháp TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu và phương pháp dựa trên thu nhập tính thuế.

Riêng trường hợp đang áp dụng phương pháp TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu và chỉ đến cuối năm mới xác định doanh thu thực tế vượt 3 tỷ đồng, hộ không chuyển phương pháp ngay trong năm đó; từ năm tiếp theo mới phải chuyển sang phương pháp TNCN trên thu nhập tính thuế. Vì vậy, bộ sổ phải bám theo phương pháp đang áp dụng trong năm, không chỉ nhìn vào doanh thu lũy kế tại một thời điểm rồi đổi sổ ngay.

Bảng trên là cách phổ biến để chủ hộ xác định mình thuộc trường hợp nào. Một số hoạt động có quy định riêng, chẳng hạn cho thuê bất động sản, nên không nên máy móc lấy bảng này thay cho việc xác định đúng tình trạng thuế thực tế.

2. Nếu doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống: trọng tâm là S1a-HKD

Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN, Thông tư 152 quy định sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ — Mẫu S1a-HKD.

Đây là mẫu khá đơn giản. Sổ tập trung vào ba thông tin chính: ngày ghi sổ, nội dung doanh thu và số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

Thông tư cho phép doanh thu trên S1a được ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ. Mục đích quan trọng của sổ là giúp xác định, theo dõi doanh thu và làm căn cứ xem hộ có còn thuộc ngưỡng không chịu GTGT, không phải nộp TNCN hay không.

Nếu bạn không ghi nhận được doanh thu thực tế, đến khi doanh thu tiến gần hoặc vượt ngưỡng thì rất khó biết nghĩa vụ của mình đã thay đổi từ thời điểm nào.

Ở nhóm này, mục tiêu thực tế chưa phải xây một hệ thống kế toán phức tạp. Quan trọng hơn là doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phải có dữ liệu để kiểm tra lại và tổng hợp được theo kỳ.

3. Nếu GTGT và TNCN đều tính theo tỷ lệ trên doanh thu: dùng S2a-HKD

Trường hợp hộ phải nộp GTGT và đồng thời tính TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu, Thông tư 152 quy định chứng từ kế toán là hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ xác định, kê khai doanh thu theo pháp luật thuế; sổ sử dụng là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ — Mẫu S2a-HKD.

Nếu hộ có nhiều loại hoạt động chịu cách tính thuế khác nhau, hãy tách doanh thu của từng loại ngay khi ghi nhận thay vì đến cuối kỳ mới tách lại. S2a được thiết kế để theo dõi doanh thu theo các nhóm có cùng tỷ lệ tính GTGT hoặc cùng mức thuế suất TNCN.

Ví dụ, một hộ vừa bán hàng vừa cung cấp một dịch vụ có tỷ lệ thuế khác với hoạt động bán hàng thì không nên gom tất cả vào một con số rồi cuối kỳ mới tìm cách tách lại.

Điều chủ hộ cần hướng tới là:

Mỗi khoản doanh thu trên sổ cần đối chiếu được với giao dịch và chứng từ làm căn cứ xác định doanh thu.

Không nhất thiết phải xây một quy trình phức tạp, nhưng số liệu trên sổ không nên trở thành một con số mà sau vài tháng chính người ghi cũng không biết được lấy từ đâu.

4. Nếu TNCN tính trên thu nhập: việc ghi sổ sẽ chi tiết hơn đáng kể

Đây là nhóm cần chú ý nhất.

Khi hộ tính GTGT theo tỷ lệ trên doanh thu nhưng tính TNCN trên thu nhập tính thuế, Thông tư 152 quy định bốn loại sổ. Bạn có thể nhớ nhanh như sau:

Mẫu sổ	Theo dõi gì?
S2b-HKD	Doanh thu để tính GTGT
S2c-HKD	Doanh thu và chi phí để xác định TNCN
S2d-HKD	Vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa
S2e-HKD	Tiền mặt và tiền gửi

Lý do khá dễ hiểu: khi TNCN không còn chỉ lấy một tỷ lệ nhân với doanh thu mà phụ thuộc vào doanh thu trừ chi phí, việc chỉ biết tổng số tiền bán ra là chưa đủ.

S2b-HKD: theo dõi doanh thu để tính GTGT

S2b tập trung vào doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế GTGT.

S2b giúp trả lời câu hỏi: hộ đã phát sinh bao nhiêu doanh thu thuộc từng hoạt động để xác định nghĩa vụ GTGT?

S2c-HKD: theo dõi cả doanh thu và chi phí

S2c đi sâu hơn, vì đây là sổ dùng để phục vụ việc xác định nghĩa vụ TNCN theo thu nhập.

Mẫu sổ thể hiện doanh thu và các nhóm chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Thông tư cũng nhấn mạnh việc xác định doanh thu và chi phí hợp lý để tính TNCN phải thực hiện theo pháp luật thuế.

Việc một khoản chi có được trừ hay không còn phải kiểm tra điều kiện theo pháp luật thuế hiện hành. Đó là vấn đề riêng, không nên trộn vào bài hướng dẫn sổ sách này.

S2d-HKD: theo dõi vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa

Nếu hộ có hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm nhập – xuất – tồn, S2d giúp theo dõi cả số lượng và giá trị.

Mẫu sổ có dữ liệu về đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. TT152 còn hướng dẫn cách xác định đơn giá xuất kho theo công thức bình quân thể hiện ngay trong mẫu.

Với một cửa hàng có hàng trăm mặt hàng, đây là lý do việc chỉ giữ hóa đơn mua vào trong một thư mục vẫn chưa đủ để thay cho việc theo dõi hàng hóa.

S2e-HKD: theo dõi tiền mặt và tiền gửi

S2e dùng để theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn dùng cho thanh toán.

Hộ có thể theo dõi riêng từng loại tiền và, với tiền gửi, có thể theo dõi từng ngân hàng hoặc từng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Cuối kỳ, sổ cho thấy tổng thu, tổng chi và số dư.

Điều này cũng cho thấy tại sao tiền vào tài khoản và doanh thu không phải là cùng một khái niệm. Sổ doanh thu và sổ tiền có mục đích khác nhau; chúng cần đối chiếu được với nhau, nhưng không nên ép hai con số phải luôn bằng nhau.

5. Khi nào phải có thêm S3a-HKD?

Nếu hộ kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu một số loại thuế khác như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế sử dụng đất thì TT152 yêu cầu sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác — Mẫu S3a-HKD.

S3a là sổ bổ sung, không phải bộ sổ thay thế S1a, S2a hoặc S2b–S2e.

Nếu hộ chỉ kinh doanh thông thường và không phát sinh các loại thuế này thì không cần tự mở S3a chỉ vì thấy mẫu có trong Thông tư.

6. Vậy hộ kinh doanh cần giữ những chứng từ gì?

Ở đây cần tách hai việc: Thông tư 152 quy định những chứng từ nào làm căn cứ ghi sổ; còn cách sắp xếp hồ sơ thực tế có thể rộng hơn tùy nghiệp vụ của hộ.

Với nhóm tính thuế trên doanh thu, TT152 nêu hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ xác định, kê khai doanh thu. Với nhóm tính TNCN trên thu nhập, phạm vi chứng từ rộng hơn: ngoài hóa đơn còn có bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ trong trường hợp mua từ người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, cùng các chứng từ kế toán khác làm căn cứ xác định doanh thu và thu nhập tính thuế.

Trong vận hành thực tế, bạn nên tổ chức hồ sơ theo một nguyên tắc đơn giản:

Mỗi số liệu trên sổ cần đối chiếu được với giao dịch, dữ liệu hoặc chứng từ làm căn cứ.

Vì vậy, tùy hoạt động thực tế, hồ sơ có thể gồm hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào, bảng kê thuộc trường hợp được phép, chứng từ thanh toán, dữ liệu giao dịch bán hàng, tài liệu nhập – xuất hàng, sao kê hoặc chứng từ ngân hàng và các hồ sơ khác nếu chúng thực sự là căn cứ cho số liệu đã ghi.

Đoạn trên là khuyến nghị về cách tổ chức hồ sơ trong thực tế, không có nghĩa TT152 bắt mọi hộ phải tạo đủ mọi loại giấy tờ vừa nêu. Cần giữ loại nào phụ thuộc vào nghiệp vụ thực tế và quy định thuế áp dụng cho nghiệp vụ đó. 

7. Lưu chứng từ và sổ trong bao lâu?

Không nên dùng một mốc duy nhất cho mọi loại hồ sơ. Có thể nhìn nhanh như sau:

Loại tài liệu	Hình thức phải lưu	Thời hạn cần kiểm
Tài liệu kế toán thuộc phạm vi TT152	Có thể lưu trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy	Tối thiểu 05 năm; riêng hóa đơn và một số chứng từ còn phải đối chiếu quy định chuyên biệt
Sổ kế toán, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết và các tài liệu thuộc nhóm phải lưu 10 năm theo pháp luật kế toán	Theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán	Tối thiểu 10 năm đối với nhóm tài liệu tương ứng; không phải mọi chứng từ đều cùng một mốc
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử	Phải giữ ở dạng dữ liệu điện tử theo quy định; bản in giấy chỉ phục vụ đọc hoặc đối chiếu	Áp dụng thời hạn tương ứng theo pháp luật kế toán và quy định chuyên biệt có liên quan

Vì vậy, không nên lấy mốc 05 năm làm căn cứ để xóa toàn bộ hóa đơn và chứng từ.

Khi xây quy trình lưu hồ sơ, nên tách rõ ba việc: thời hạn lưu tài liệu kế toán theo TT152, thời hạn của từng loại chứng từ theo pháp luật kế toán, và hình thức lưu bắt buộc đối với hóa đơn điện tử/chứng từ điện tử theo Nghị định 254.

8. Có bắt buộc phải thuê kế toán không?

Không phải cứ áp dụng TT152 là hộ kinh doanh phải thuê một kế toán toàn thời gian.

Thông tư quy định người đại diện hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể tự ghi chép sổ sách, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán theo quy định.

Câu hỏi thực tế vì vậy không nên là “luật có bắt tôi thuê kế toán không?”, mà là:

Với số lượng giao dịch và mức độ phức tạp hiện tại, tôi còn có thể tự ghi sổ và kiểm tra số liệu đầy đủ, chính xác hay đã cần người hỗ trợ?

Một hộ nhỏ chỉ theo dõi doanh thu sẽ có nhu cầu rất khác một hộ phải quản lý hàng nghìn giao dịch, tồn kho, nhiều tài khoản ngân hàng và chi phí để xác định thu nhập chịu thuế.

9. Có bắt buộc phải mua phần mềm kế toán không?

TT152 không bắt buộc hộ phải mua một phần mềm kế toán cụ thể.

Thông tư cho phép lưu tài liệu trên phương tiện điện tử hoặc bằng giấy; đồng thời cho phép hộ bổ sung thêm sổ hoặc sửa lại biểu mẫu sổ để phù hợp nhu cầu, miễn sổ được mở thêm hoặc sửa đổi vẫn có các thông tin nhận diện theo quy định.

Do đó, với một hộ có ít giao dịch, cách làm đơn giản nhưng kiểm soát được dữ liệu có thể đã đủ.

Ngược lại, nếu mỗi ngày có hàng trăm đơn, nhiều kênh bán, nhiều tài khoản nhận tiền hoặc lượng hàng tồn lớn, cố duy trì mọi thứ bằng cách nhập thủ công có thể tạo ra nhiều sai sót hơn số tiền tiết kiệm được từ việc không dùng công cụ.

Phần mềm trong trường hợp này là công cụ vận hành, không phải mục tiêu của TT152.

10. Cách bắt đầu để không bị rối

Nếu đang chuẩn bị lại sổ sách cho năm 2026, bạn có thể đi theo 5 bước:

1. Xác định phương pháp thuế của hộ trước, đặc biệt là hộ đang ở nhóm trên 1 tỷ đồng đến 3 tỷ đồng vì phương pháp TNCN lựa chọn sẽ làm thay đổi bộ sổ phải dùng.
2. Chọn đúng mẫu sổ theo TT152, không tải cả bộ mẫu rồi cố điền tất cả.
3. Xác định nguồn dữ liệu cho từng sổ: doanh thu lấy từ đâu, chi phí dựa vào chứng từ nào, hàng nhập – xuất lấy từ dữ liệu nào, tiền thu – chi đối chiếu với đâu.
4. Sắp xếp chứng từ cùng một logic với sổ, để từ một dòng trên sổ có thể tìm ngược lại hồ sơ liên quan.
5. Đặt lịch ghi sổ phù hợp với lượng giao dịch, thay vì để cuối quý hoặc cuối năm mới gom lại toàn bộ dữ liệu.

Điểm quan trọng nhất không phải là có thật nhiều sổ.

Điểm quan trọng là dùng đúng sổ, ghi đúng dữ liệu và có thể đối chiếu ngược về chứng từ.

Kết luận

Thông tư 152 không biến mọi hộ kinh doanh thành một doanh nghiệp phải vận hành bộ máy kế toán phức tạp.

Thông tư quy định mức độ ghi sổ từ đơn giản đến chi tiết tùy theo cách tính thuế của từng hộ. Hộ không chịu GTGT và không phải nộp TNCN chủ yếu theo dõi doanh thu bằng S1a. Hộ tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu dùng S2a. Khi TNCN được xác định trên thu nhập, việc ghi sổ mở rộng sang doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền với bộ S2b–S2e.

Vì vậy, trước khi mua phần mềm, thuê kế toán hay tải hàng loạt biểu mẫu, bạn nên làm một việc trước:

Xác định chính xác hộ của mình đang thuộc phương pháp thuế nào.

Từ đó, sổ nào cần mở, chứng từ nào cần tổ chức và mức độ kế toán cần đến đâu sẽ rõ ràng hơn nhiều.