Chi phí nào được trừ khi hộ kinh doanh tính TNCN trên thu nhập?

1. Trước hết: bài này áp dụng cho hộ nào?

Không phải hộ kinh doanh nào cũng cần xác định chi phí được trừ theo cách này.

Cơ chế doanh thu trừ chi phí áp dụng khi hộ, cá nhân kinh doanh tính TNCN theo phương pháp:

Thu nhập tính thuế × thuế suất

Bài này chỉ dành cho hộ đang tính TNCN trên phần thu nhập sau khi trừ chi phí. Nếu hộ đang tính TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu thì các quy tắc chi phí trong bài này không áp dụng.

Đó là lý do trước khi hỏi “khoản này có được trừ không?”, cần chắc rằng hộ đang áp dụng đúng phương pháp thuế.

2. Một khoản chi muốn được trừ cần đáp ứng những điều kiện nào?

Thay vì học thuộc một danh sách dài, chủ hộ có thể kiểm tra một khoản chi qua bốn câu hỏi.

Câu 1: Khoản chi có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh không?

Đây là điều kiện đầu tiên: khoản chi phải thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Nếu khoản tiền thực tế phát sinh để phục vụ hoạt động sản xuất, bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp cho hoạt động kinh doanh thì mới có cơ sở xem xét tiếp.

Ngược lại, khoản chi cho nhu cầu cá nhân hoặc gia đình bị loại. Pháp luật còn yêu cầu cá nhân kinh doanh phải theo dõi riêng chi phí kinh doanh và chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình.

Ví dụ:

• nhập nguyên liệu cho quán ăn: liên quan kinh doanh;
• mua bao bì đóng hàng: liên quan kinh doanh;
• trả tiền Internet tại cửa hàng: có thể liên quan kinh doanh;
• mua thực phẩm cho bữa ăn gia đình: không phải chi phí kinh doanh;
• tiền điện dùng chung cả nhà và nơi kinh doanh nhưng không thể tách bạch: cần đặc biệt thận trọng khi xác định phần chi phí kinh doanh.

Điểm cần nhớ là dòng tiền đi ra khỏi tài khoản không tự biến thành chi phí được trừ.

Câu 2: Có đủ hóa đơn, chứng từ không?

Theo Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh, khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ và kế toán. Khoản chi thiếu hồ sơ theo quy định thuộc nhóm không được trừ.

Vì vậy, “tôi thực sự đã mua” và “tôi chứng minh được khoản mua đó theo hồ sơ hợp lệ” là hai chuyện khác nhau.

Mỗi khoản chi trên sổ cần đối chiếu được với giao dịch thực tế, hóa đơn/chứng từ và khoản thanh toán tương ứng.

Ghi một khoản vào sổ không có nghĩa khoản đó tự động được chấp nhận khi tính thuế.

Câu 3: Nếu thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, cách thanh toán có đạt điều kiện không?

Với khoản phải thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, đừng chỉ kiểm hóa đơn. Cần kiểm ngay cách thanh toán: để được tính vào chi phí được trừ, khoản này phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo pháp luật thuế GTGT.

Vì vậy, một hóa đơn hợp lệ chưa phải lúc nào cũng là điểm kết thúc của việc kiểm tra.

Chủ hộ nên tập thói quen hỏi thêm:

Khoản này bao nhiêu tiền, và tôi đã thanh toán theo cách nào?

Với các khoản lớn, nên tổ chức chứng từ thanh toán ngay từ lúc giao dịch thay vì cuối năm mới quay lại tìm.

Bài này không đi sâu tất cả hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và các trường hợp đặc thù; khi áp dụng cần theo quy định thuế GTGT hiện hành.

Câu 4: Khoản chi có nằm trong danh sách bị loại không?

Đây là bước kiểm tra cuối cùng.

Có những khoản thực tế đã chi, có chứng từ, thậm chí có liên quan ở một mức độ nào đó đến hoạt động của chủ hộ, nhưng pháp luật vẫn quy định không được trừ.

Vì vậy, không nên chỉ nhìn hóa đơn rồi kết luận:

“Tôi có hóa đơn nên chắc được trừ.”

Cần kiểm lần lượt:

Liên quan kinh doanh → đủ hồ sơ → đúng thanh toán → không thuộc nhóm bị loại.

3. Nhóm 1: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và hàng hóa

Quy định hiện hành cho phép tính vào chi phí được trừ các khoản nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và hàng hóa sử dụng vào sản xuất, kinh doanh.

Đây thường là nhóm dễ hiểu nhất.

Ví dụ thực tế có thể gồm:

• hàng hóa nhập về để bán;
• nguyên liệu chế biến;
• vật liệu phục vụ sản xuất;
• nhiên liệu sử dụng cho hoạt động kinh doanh;
• các đầu vào tiêu hao trực tiếp trong quá trình tạo ra hàng hóa, dịch vụ.

Nhưng vẫn phải quay lại các điều kiện đã nêu ở đầu bài: khoản chi phải phục vụ kinh doanh, có đủ hồ sơ, đáp ứng điều kiện thanh toán khi cần và không thuộc nhóm bị loại.

Nếu một hộ mua cùng loại hàng vừa để bán vừa để gia đình sử dụng, phần dùng cho gia đình không nên trộn vào chi phí kinh doanh.

4. Nhóm 2: tiền lương, tiền công và khoản chi cho người lao động

Quy định hiện hành cho phép một số khoản như tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho người lao động theo điều kiện quy định; đồng thời đề cập cả người lao động làm việc dưới một tháng.

Nhưng đây cũng là nhóm rất dễ nhầm.

Pháp luật loại khỏi chi phí được trừ:

Tiền lương, tiền công và khoản có tính chất tiền lương của chính cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh và các thành viên trong hộ kinh doanh, trừ khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc theo quy định.

Ngoài ra, khoản lương đã đưa vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán cũng bị loại.

Có thể hiểu đơn giản:

• trả lương cho nhân viên thực sự làm việc: có thể là chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện;
• ghi một khoản “lương” cho chính chủ hộ để giảm thu nhập chịu thuế: không thể mặc nhiên coi là chi phí được trừ;
• ghi lương nhân viên trên sổ nhưng không thực trả: không đủ.

Đây là một trong những điểm chủ hộ nên tách rất rõ giữa tiền lấy về cho bản thân và chi phí nhân sự của hoạt động kinh doanh.

5. Nhóm 3: khấu hao máy móc, thiết bị và tài sản cố định

Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh được đưa vào nhóm chi phí được trừ.

Nếu mua máy móc hoặc tài sản dùng nhiều năm, không nên tự chia giá mua thành chi phí theo ý mình. Cần xác định đúng giá trị tài sản, thời gian khấu hao và mức trích theo chế độ áp dụng. Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng thì không tiếp tục trích khấu hao vào chi phí.

Ngược lại:

• phần khấu hao vượt mức quy định;
• khấu hao tài sản không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

thuộc nhóm không được trừ.

Cần xác định đây có phải tài sản phục vụ kinh doanh, giá trị làm căn cứ là gì, còn thời gian khấu hao hay không và mức trích có đúng chế độ áp dụng hay không.

Tài sản và hàng tồn kho có từ trước năm 2026 thì sao?

Đây là trường hợp chuyển tiếp đáng chú ý.

Cần kiểm	Nội dung
Ai phải lập?	Hộ, cá nhân kinh doanh trong năm 2025 nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai và có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên; hoặc từ năm 2026 lựa chọn tính TNCN trên thu nhập.
Xác định tại thời điểm nào?	Hàng tồn kho, máy móc và thiết bị đang phục vụ kinh doanh tại ngày 31/12/2025.
Mẫu gì?	01/BK-HTK theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.
Nộp khi nào?	Gửi cùng hồ sơ khai thuế quý I/2026 nếu khai theo quý; hoặc chậm nhất ngày 20/04/2026 nếu khai theo tháng.

Đây là thủ tục chuyển tiếp gắn với đầu năm 2026, không phải thủ tục có thể bắt đầu ở bất kỳ thời điểm nào trong năm.

Điểm cần lưu ý: việc cơ quan thuế tiếp nhận bảng kê không đồng nghĩa với việc cơ quan thuế xác nhận hoặc hợp thức hóa nguồn gốc hàng hóa. Người kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai.

6. Nhóm 4: dịch vụ mua ngoài

Các dịch vụ mua ngoài thường gặp gồm:

• điện;
• nước;
• điện thoại;
• Internet;
• vận chuyển;
• thuê tài sản;
• sửa chữa;
• bảo dưỡng

Những khoản này có thể được xem xét là chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Đây là nhóm rất phổ biến với cửa hàng và hộ dịch vụ.

Nhưng vấn đề thường không nằm ở tên khoản chi mà nằm ở mức độ liên quan tới kinh doanh.

Ví dụ một đường Internet dùng riêng cho cửa hàng dễ chứng minh hơn một khoản Internet gia đình dùng chung cho cả kinh doanh và sinh hoạt.

Nếu một tài sản hoặc dịch vụ phục vụ đồng thời cả hai mục đích, chủ hộ cần tách phần kinh doanh một cách có căn cứ thay vì đưa toàn bộ vào chi phí.

7. Nhóm 5: lãi vay phục vụ hoạt động kinh doanh

Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh có thể được trừ.

Nếu vay từ tổ chức tín dụng, chi phí lãi vay được xem theo lãi suất thực tế theo quy định. Với khoản vay dân sự thông thường từ cá nhân hoặc tổ chức không phải tổ chức tín dụng, mức lãi đưa vào chi phí không vượt quá giới hạn hiện hành của Bộ luật Dân sự là 20%/năm của khoản tiền vay. Nếu thực trả cao hơn mức này, phần vượt giới hạn không được tính vào chi phí được trừ.

Điểm quan trọng vẫn là vốn vay phải phục vụ sản xuất, kinh doanh.

Nếu vay tiền cho nhu cầu gia đình nhưng đưa tiền lãi vào sổ kinh doanh thì không đáp ứng điều kiện liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

8. Nhóm 6: các khoản chi khác phục vụ trực tiếp kinh doanh

Ngoài các nhóm đã liệt kê, quy định còn cho phép xem xét những khoản thực tế phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng không nằm trong các nhóm trên. Đây là cách bao quát những chi phí kinh doanh thực tế không thể liệt kê hết từng loại.

Nhưng “khác” không có nghĩa là muốn ghi gì cũng được.

Nhóm này không phải ngoại lệ khỏi các điều kiện chung ở đầu bài: khoản chi vẫn phải phục vụ kinh doanh, có hồ sơ phù hợp, đáp ứng điều kiện thanh toán khi cần và không thuộc nhóm bị loại.

9. Những khoản nào dễ bị loại nhất?

Quy định hiện hành liệt kê khá rõ các nhóm không được trừ.

Khoản chi	Cách nhìn nhanh
Chi không liên quan đến kinh doanh	Không được trừ
Chi thiếu hóa đơn, chứng từ theo quy định	Không được trừ
Lương của chính cá nhân kinh doanh/thành viên hộ	Không được trừ, trừ khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định
Lương đã ghi nhận nhưng thực tế không trả hoặc không có chứng từ thanh toán	Không được trừ
Khấu hao vượt mức hoặc tài sản không phục vụ kinh doanh	Không được trừ
Phạt vi phạm hành chính	Không được trừ
Phạt vi phạm hợp đồng	Không được trừ
Bồi thường do lỗi của cá nhân kinh doanh	Không được trừ
Chi phục vụ cá nhân, gia đình	Không được trừ

10. Có hóa đơn rồi vẫn có thể bị loại chi phí

Đây là một trong những hiểu nhầm quan trọng nhất.

Giả sử hộ có hóa đơn mua một thiết bị 20 triệu đồng.

Có hóa đơn mới chỉ đáp ứng một phần điều kiện.

Vẫn phải xem:

• thiết bị có thực sự phục vụ kinh doanh không;
• thanh toán có đáp ứng điều kiện không dùng tiền mặt hay không;
• thiết bị có thuộc loại tài sản bị pháp luật loại trừ không;
• nếu là tài sản cố định thì khấu hao có đúng quy định không.

Tương tự, hóa đơn điện thoại hoặc Internet đứng tên hoạt động kinh doanh cũng chưa tự động chứng minh toàn bộ khoản chi phục vụ kinh doanh nếu thực tế đang dùng phần lớn cho nhu cầu cá nhân.

11. Ví dụ: một khoản mua hàng 8 triệu đồng nên kiểm thế nào?

Giả sử hộ kinh doanh mua 8 triệu đồng hàng hóa để nhập kho bán lại và thanh toán một lần đủ 8 triệu đồng.

Có thể kiểm theo thứ tự:

1. Có liên quan đến kinh doanh không? Có, vì đây là hàng mua để bán.
2. Có hóa đơn/chứng từ theo quy định không? Nếu có thì đi tiếp; nếu không đủ hồ sơ thì khoản chi có nguy cơ bị loại.
3. Giá trị từng lần thanh toán có từ 5 triệu đồng trở lên không? Có.
4. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định không? Nếu đáp ứng thì đi tiếp.
5. Có thuộc nhóm pháp luật không cho trừ không? Nếu không, khoản chi có cơ sở để được tính vào chi phí theo quy định.

Đây là cách kiểm thực tế hơn nhiều so với việc chỉ hỏi:

“Mua hàng có hóa đơn thì được trừ phải không?”

12. Ví dụ: chủ hộ tự trả cho mình 20 triệu đồng “tiền lương”

Giả sử chủ hộ ghi: “Lương chủ hộ tháng này: 20 triệu đồng.”

Dù khoản tiền có thực sự được chuyển từ tài khoản kinh doanh sang tài khoản cá nhân, điều đó không tự làm nó trở thành chi phí được trừ.

Quy định hiện hành đưa tiền lương, tiền công và khoản có tính chất tiền lương của cá nhân kinh doanh và thành viên hộ vào nhóm không được trừ, ngoại trừ khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc theo quy định.

Đây là khác biệt rất quan trọng giữa:

Tiền chủ hộ rút về sử dụng ≠ chi phí nhân công thực sự của hoạt động kinh doanh.

13. Ví dụ: tiền phạt có liên quan kinh doanh thì có được trừ không?

Không nên suy luận rằng “phát sinh trong lúc kinh doanh” thì sẽ được trừ.

Trong các khoản không được trừ có:

• phạt vi phạm hành chính;
• phạt vi phạm hợp đồng;
• tiền bồi thường do lỗi của cá nhân kinh doanh

là các khoản không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế.

Do đó, một khoản tiền phạt giao hàng trễ theo hợp đồng chẳng hạn không trở thành chi phí được trừ chỉ vì nó phát sinh từ một hợp đồng kinh doanh.

14. Chủ hộ nên tổ chức hồ sơ chi phí thế nào từ đầu?

Thay vì cuối năm mới gom tất cả hóa đơn rồi hỏi khoản nào được trừ, có thể tổ chức hồ sơ của mỗi khoản chi theo bốn phần:

• Nội dung chi: mua gì, phục vụ hoạt động nào.
• Hồ sơ: hóa đơn, chứng từ, hợp đồng hoặc tài liệu liên quan khi cần.
• Thanh toán: tiền đã trả bằng hình thức nào.
• Ghi sổ: khoản chi đã được ghi nhận ở đâu và có đối chiếu lại được không.

Với khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, nên kiểm điều kiện thanh toán trước khi trả tiền, thay vì sau đó mới phát hiện cách thanh toán không phù hợp với điều kiện để được trừ.

Với khoản chi dùng chung cho kinh doanh và gia đình, nên xác định nguyên tắc tách riêng ngay từ đầu.

Với tài sản lớn, nên xác định trước tình trạng sở hữu, mục đích sử dụng và cách khấu hao trước khi coi đó là chi phí.

15. Một checklist ngắn trước khi đưa khoản chi vào phần được trừ

Trước mỗi khoản chi đáng kể, chủ hộ có thể tự hỏi:

• Khoản này có thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh không?
• Tôi có đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định không?
• Nếu có khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đã đúng chưa?
• Khoản này có thuộc nhóm pháp luật loại trừ không?
• Nếu là tài sản cố định, phần khấu hao đã đúng chưa?
• Nếu là tiền lương, người nhận là nhân viên hay chính chủ hộ/thành viên hộ?
• Nếu dùng chung kinh doanh và gia đình, tôi đã tách riêng được phần kinh doanh chưa?
• Từ số liệu trên sổ, tôi có thể quay lại bộ hồ sơ của khoản chi này không?

Nếu chưa trả lời được một trong những câu trên, chưa nên mặc nhiên coi khoản chi là “chi phí được trừ”.

Kết luận

Với hộ kinh doanh tính TNCN trên thu nhập, quản lý chi phí không đơn giản là giữ càng nhiều hóa đơn càng tốt.

Điều cần quản lý là mối liên hệ giữa chi phí và hoạt động kinh doanh, hồ sơ chứng minh, cách thanh toán và các giới hạn pháp luật đặt ra.

Có thể nhớ theo một chuỗi ngắn:

Thực tế phát sinh và phục vụ kinh doanh → đủ chứng từ → đúng thanh toán → không thuộc khoản bị loại.

Nếu một khoản chi đáp ứng cả bốn điều kiện đó, chủ hộ mới có cơ sở tốt để đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế.