Bảng lương, thuế TNCN và BHXH vì sao phải khớp nhau?

1. Trước hết, đừng hiểu “khớp” là ba con số phải bằng nhau

Giả sử trong tháng một nhân viên có:

Trong ví dụ này, giả sử 12 triệu đồng tiền lương và 1 triệu đồng phụ cấp trách nhiệm thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo hồ sơ và cách trả thực tế của doanh nghiệp.

Khoản thưởng 3 triệu đồng phụ thuộc kết quả công việc thì không vì xuất hiện trên bảng lương mà tự động trở thành căn cứ đóng BHXH.

Khi đó, doanh nghiệp có thể có:

Tổng thu nhập trên bảng lương: 16 triệu đồng

nhưng:

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH: 13 triệu đồng

Hai con số khác nhau chưa cho thấy sai.

Ở phần thuế TNCN, có thể hình dung theo thứ tự:

Thu nhập chịu thuế → trừ các khoản được trừ theo quy định → thu nhập tính thuế.

Các khoản được trừ có thể gồm bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh và các khoản giảm trừ hợp lệ khác theo quy định.

Vì vậy, con số dùng để tính thuế TNCN cũng không đơn giản bằng tổng lương hay mức lương đóng BHXH.

Khớp ở đây là mỗi khoản trên bảng lương đều phải giải thích được: khoản nào tính đóng BHXH, khoản nào xử lý khi tính thuế TNCN và vì sao các con số có thể khác nhau.

2. Ba lớp số liệu đang trả lời ba câu hỏi khác nhau

Có thể hình dung đơn giản như sau:

Đây chính là lý do không nên lấy một cột “tổng lương” rồi dùng nguyên con số đó cho mọi mục đích.

Với BHXH

Đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, pháp luật BHXH hiện hành xác định tiền lương làm căn cứ đóng dựa trên mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện.

Các khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng công việc không được xử lý giống một khoản bổ sung cố định, trả thường xuyên và ổn định.

Không lấy tổng tiền trên bảng lương làm căn cứ đóng BHXH một cách máy móc.

Với thuế TNCN

Phạm vi thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế rộng hơn cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Luật Thuế TNCN hiện hành bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản có tính chất tiền lương, tiền công, tiền thù lao, lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền và các khoản thu nhập khác thuộc phạm vi chịu thuế; đồng thời có những khoản được miễn hoặc loại trừ theo điều kiện riêng.

Vì vậy, khi đối chiếu thuế TNCN, doanh nghiệp không chỉ nhìn tổng tiền trên bảng lương mà còn phải xem khoản nào được đưa vào thu nhập chịu thuế và sau các khoản được trừ thì còn bao nhiêu thu nhập tính thuế.

Do đó, tổng thu nhập trên bảng lương, căn cứ đóng BHXH và thu nhập tính thuế TNCN không nhất thiết bằng nhau.

Điều cần kiểm là từng khoản chênh lệch có giải thích được hay không.

3. Có những chênh lệch hoàn toàn hợp lý

Một chênh lệch không nên bị xem là sai chỉ vì hai cột số không bằng nhau.

Ví dụ, tiền thưởng theo kết quả công việc có thể xuất hiện trên bảng lương và thuộc thu nhập từ tiền lương, tiền công khi tính thuế TNCN, nhưng không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu đó là khoản biến động theo kết quả công việc và hồ sơ và cách trả thực tế thể hiện đúng bản chất đó.

Một trường hợp khác là các khoản bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng.

Khoản này có thể được khấu trừ trên bảng lương. Khi xác định thu nhập tính thuế TNCN của cá nhân cư trú, các khoản bảo hiểm bắt buộc thuộc nhóm được trừ theo quy định.

Vì vậy, thu nhập tính thuế thấp hơn tổng thu nhập chịu thuế không phải là điều bất thường.

Còn một nguyên nhân rất dễ bị bỏ qua: thời điểm trả lương.

Pháp luật thuế TNCN xác định thời điểm tính thuế đối với tiền lương, tiền công theo thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc người lao động nhận được thu nhập.

Ví dụ doanh nghiệp hạch toán một khoản thưởng vào tháng 12 nhưng thực tế đến tháng 1 năm sau mới chi trả.

Khi đối chiếu theo từng tháng, số trên bảng tính nội bộ và số dùng cho thuế TNCN có thể không nằm cùng một kỳ.

Nếu kế toán chỉ nhìn tổng số mà không nhìn thời điểm chi trả, rất dễ tưởng rằng dữ liệu đang bị thiếu.

4. Chênh lệch nào mới là dấu hiệu cần rà lại?

Điều đáng lo không phải là “có chênh lệch”.

Điều đáng lo là có chênh lệch nhưng doanh nghiệp không giải thích được nguyên nhân.

Ví dụ, hợp đồng lao động ghi một khoản phụ cấp cố định, bảng lương tháng nào cũng trả khoản đó, nhưng dữ liệu BHXH lại không phản ánh khoản này và doanh nghiệp không có căn cứ rõ ràng để giải thích cách xử lý.

Hoặc doanh nghiệp thực tế chuyển cho nhân viên 25 triệu đồng nhưng bảng lương chỉ thể hiện 20 triệu đồng, 5 triệu đồng còn lại không có bảng tính, quyết định thưởng, chứng từ hay giải thích về bản chất khoản chi.

Một tình huống khác là bảng lương có khoản thưởng hoặc lợi ích trả cho người lao động nhưng khi tính thuế TNCN lại bỏ khoản đó ra mà không xác định được căn cứ miễn hoặc loại trừ.

Ngược lại, cũng có trường hợp kế toán lấy toàn bộ số tiền người lao động nhận được rồi đưa hết vào căn cứ đóng BHXH, dù trong đó có những khoản không thuộc phạm vi tính đóng.

Cả hai hướng đều cho thấy doanh nghiệp đang thiếu bước phân loại từng khoản thu nhập trước khi kê khai.

5. Nên đối chiếu theo từng nhân viên, không chỉ nhìn tổng số cả công ty

Giả sử tổng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trong bảng đối chiếu nội bộ và tổng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trên hồ sơ đã kê khai đều là 500 triệu đồng.

Điều đó chưa đủ.

Một nhân viên có thể bị ghi thiếu 5 triệu đồng trong khi một nhân viên khác bị ghi thừa đúng 5 triệu đồng. Tổng cuối cùng vẫn có thể giống nhau.

Cách kiểm thực tế hơn là đi từ từng người lao động và từng khoản thu nhập.

Doanh nghiệp có thể đặt các thông tin cạnh nhau:

Không phải tháng nào doanh nghiệp cũng cần mở một cuộc kiểm tra lớn.

Nhưng nếu dữ liệu được thiết kế để các lớp này nối được với nhau ngay từ đầu, việc rà soát cuối tháng hoặc cuối năm sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

6. Một bảng đối chiếu tốt phải trả lời được “vì sao”

Quay lại ví dụ về 12 triệu đồng tiền lương, 1 triệu đồng phụ cấp và 3 triệu đồng tiền thưởng ở mục 1:

Điểm quan trọng của bảng này không phải để tạo thêm một biểu mẫu.

Bảng đối chiếu giúp kế toán nhìn thấy ngay một khoản tiền đang được xử lý khác nhau ở đâu và vì sao.

Nếu doanh nghiệp phải chờ đến cuối năm mới ngồi nhớ lại “khoản 3 triệu này hồi tháng 4 là tiền gì”, việc đối chiếu sẽ khó hơn nhiều.

7. Khi nào doanh nghiệp nên kiểm lại ngay?

Có 5 tình huống đáng để dừng lại kiểm tra:

• Cùng một khoản nhưng hợp đồng lao động, bảng lương và cách kê khai BHXH đang mô tả khác nhau.
• Có tiền thực trả cho người lao động nhưng không thấy khoản tiền đó được thể hiện hoặc giải thích trong bảng lương hay hồ sơ liên quan.
• Có khoản thu nhập xuất hiện trên bảng lương nhưng không được đưa vào xử lý thuế TNCN mà không rõ lý do.
• Mức khấu trừ bảo hiểm hoặc thuế trên bảng lương không nối được với số liệu doanh nghiệp đã kê khai, nộp hoặc thanh toán.
• Một khoản được xử lý giống nhau trong nhiều tháng chỉ vì “trước giờ vẫn làm vậy”, nhưng không ai còn biết căn cứ ban đầu là gì.

Cách xử lý không phải là ép các con số cho bằng nhau.

Hãy quay lại khoản thu nhập cụ thể, xác định bản chất của nó rồi kiểm lại hồ sơ và quy định áp dụng.

8. Vì sao việc này ngày càng quan trọng?

Luật BHXH hiện hành có cơ chế kết nối, chia sẻ dữ liệu liên quan đến người tham gia giữa các cơ sở dữ liệu về lao động, dân cư, thuế, đăng ký doanh nghiệp và cơ quan BHXH.

Điều này không có nghĩa cứ có một con số khác nhau là doanh nghiệp tự động bị kết luận sai.

Nhưng nó cho thấy doanh nghiệp không nên quản lý tiền lương theo kiểu:

bảng lương một nơi, BHXH một nơi, thuế TNCN một nơi và mỗi nơi tự giữ một cách giải thích khác nhau.

Một hệ thống tốt phải giúp doanh nghiệp truy ngược từ con số đã kê khai về khoản thu nhập ban đầu.

Khi có chênh lệch, người phụ trách có thể chỉ ra ngay:

khoản nào tạo ra chênh lệch, xử lý theo quy định nào và chứng từ nào đang lưu.

9. Điều doanh nghiệp cần nhớ

Đừng đặt câu hỏi:

“Tại sao bảng lương, thuế TNCN và BHXH không bằng nhau?”

Hãy hỏi:

“Tại sao chúng khác nhau, và từng phần chênh lệch có giải thích được không?”

Nếu từng khoản được phân loại ngay từ lúc lập bảng lương, doanh nghiệp sẽ dễ nối số liệu bảng lương với BHXH, thuế TNCN, số thực nhận và chứng từ thanh toán hơn.

Ba lớp số liệu có thể khác nhau. Điều quan trọng là từng khoản chênh lệch phải truy được về khoản tiền ban đầu, cách xử lý và hồ sơ đi kèm.

Và khi cần giải thích một con số, doanh nghiệp không phải dựa vào trí nhớ của người làm kế toán — hồ sơ tự nói được khoản tiền đó từ đâu ra và vì sao được xử lý như vậy.